【就活メールのマナー】面接後のお礼・面接日程変更など

就活の場では頻繁に使われるメールですが、面接を受けた後のお礼メールや日程変更のお願いなどにも便利です。

ひと頃までは就活の連絡には郵便が使われていましたが、メールは送信すれば瞬時に届くだけではなく、同じ文面を多数の宛先に送信できるという大きなメリットがあることから、最近では連絡を取る際のメイン手段として使われています。

就活の各シーンでメールがどのように使われているのか、どのようなマナーに気をつけてメールを作成したらいいのかについて詳しく見ていきましょう。

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面接に関する就活メールのマナー

就活の中でも最も重要な意味合いを持つのが面接ですが、面接においてはメールが大切な役割を果たします。

面接の日程連絡や調整などは郵便でやり取りをしていると間に合わないことが多いので、メールで連絡をするマナーを身に着けて効率のいい就活を進めていきましょう。

面接の日程メール等を受け取ったらできるだけ早く回答する

採用担当者から面接の日程メール等が届いたら、その日のうちに回答をするのが原則です。

就活ではメールに対する反応の速さやマナーなどももちろんチェックされているわけですから、面接の日程メールを受け取ったのに返事をせずにそのままにしておいたり、数日経ってから思い出したように回答メールを送るのでは採用担当者に良い印象を与えることができません。

また、日程を知らせるメールが届いたら、ただ単に「了解いたしました」というような簡潔なメールは送らずに、「ご連絡をいただきありがとうございます」等の文章を必ず添えるようにします。

メールの返信の仕方によって、採用担当者は「この学生はビジネスマンとしての作法を心得ている」「まだまだ一般常識に欠けている」などと判断することができます。

メールアドレスは就活用に一つ用意すると便利

生活が始まると、面接の連絡や会社説明会のスケジュールなどで企業とのメールのやり取りが増えますが、メールアドレスに関しては意外と無頓着な学生が多いようです。

携帯電話のキャリアメール(「@docomo.ne.jp」「@softbank.ne.jp」「@ezweb.ne.jp」)を就活に使っている就活生もいますが、キャリアメールは携帯電話の会社を変えてしまうと使えなくなりますし、基本的にパソコン用のメールではないので、就活で使うにはふさわしくありません。

就活に使うのに最もおすすめなのは大学が提供しているメールアドレスで、これなら@の後ろに来るドメインでどこの大学に所属するのかが一目瞭然ですし、何よりも信頼感を与えることができます。

フリーメールは基本的に就活では使わない方が良いのですが、大学メールが用意されていない場合にはgmailを使うこともできます。

gmailのアドレスを就活用に一つ作っておけば、スケジュールや連絡先と簡単に連動させることができるので、面接の日程管理等で混乱したりダブルブッキングをしてしまったりという失敗もありません。

就活用のgmailアドレスを作成する際には、自分の氏名を文字列にすることがポイントです。

名前だけでは既にメールアドレスが他の人に使用されていることがほとんどですから、「shukatsuhanako365」「shukatsu.hanako225」等のように名前と数字を組み合わせるのがおすすめです。

面接に関する就活メールを書く際のポイント

面接に関する就活メールを書く場合には、基本的なポイントを押さえて「できる就活生」のイメージをアピールしておきましょう。

件名には必要事項を網羅する

採用担当者は毎日数百件のメールを扱っていることも珍しくありませんから、件名はわかりやすく書いておかないと見逃されてしまうことがあります。

件名には要件と同時に、必ず大学名と学部名、学年・自分の氏名をフルネームで記入しておくようにしましょう。

例としては「【面接日程変更のお願い】◯◯大学◯◯学部◯◯学科◯年 △△花子」といった感じです。

件名を空欄にしておくのはもちろん論外です。

件名が「Re:Re:Re:Re:Re:」と続かないように注意する

面接の日程を連絡するメールが企業から送られてきた場合には、必ず出席する意思を返信メールで伝えることが肝心ですが、この場合には送られてきたメールを全文引用して「Re:」を一つだけ付けて送り返すとメールの内容が分かりやすくなります。

「Re:(要件)」の後に大学名と氏名も付け加えておきましょう。

メールのやり取りが何回かにかけて行われた場合には、件名がが「Re:Re:Re:Re:Re:」となるのは避けてRe:は一つだけになるように心がけます。

署名は忘れずに入れる

就活用のメールでは、本文の最後に必ず署名を入れることが大切です。

署名には大学・学部・学科名・学年、氏名、電話番号、メールアドレスを入れますが、電話番号は外出先でも受けることのできる携帯電話の番号がおすすめです。

メールアドレスが2つあるからといって両方書いておくのはやめましょう。

面接担当者がどちらにしたらいいのか迷ってしまい、余計な手間をかけることにもなりかねません。

【就活で失敗しない!】面接関係のメール例文

メールで使う文章というのは大まかな定型があり、特に凝ったメールを作成する必要はありません。

就活生のほとんどは数多くの企業にエントリーしていますから、「面接日程に関する通知を受け取った際の返信メール」「面接を受けた後のお礼メール」「面接日程変更のお願いをするメール」など、送らなければならないメールの雛形をあらかじめ作っておけばスムーズに就活をすることができます。

実際にどんなメールを送ればいいのか、具体的な例文をいくつか見ていきましょう。

面接日程に関する通知を受け取った際の返信メール【例文】

ーーーーー
件名:Re:二次面接のご案内/◎◎大学◎◎学部△△花子

本文:
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様

いつもお世話になっております。
◎◎大学◎◎学部の△△花子です。

このたびは、次回面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

お忙しい中、貴重なお時間をいただけることを大変うれしく思っております。

ご指示いただいた
日時:◯月◯日 14:00
場所:◯◯ビル22階
に貴社に伺わせていただきますので、当日はどうぞよろしくお願い致します。

***********************************
◎◎大学◎◎学部◎◎学科
氏名 △△花子
メールアドレス:#####@#####.com
電話番号:###-####-####
***********************************
ーーーーー

採用担当者と言えども人間ですから、個々の就活生に連絡をする際に面接日の時刻等を間違えることがたまにあります。

ですから、返信メールでは必ず日時と場所を復唱して、間違いや勘違いを防ぐことが重要です。

面接の通知メールを受け取ったけれど、当日出席できない場合に送るメール【例文】

面接日時の指定は絶対命令ではありませんから面接日時が別の企業と重なってしまった場合には日程変更をお願いするメールを送ることは可能です。

とは言っても、採用する企業の側もスケジュールが立て込んでいるわけですから、本命の企業の面接日時は変更しないで最優先にすることを心がけましょう。

ーーーーー
件名:Re:二次面接の日程変更のお願い

本文:
株式会社◯◯◯◯
人事部 ◯◯ ◯◯様

いつもお世話になっております。
◎◎大学◎◎学部の△△花子です。

このたびはお忙しい中、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。是非、二次選考に参加させていただきたいと思っております。

>>◯月◯日13:00〜14:00 ◯◯ビル18F
ただ、ご指示いただいた日程なのですが、あいにく別件があり、参加するのが難しい状況です。

誠に勝手なお願いで申し訳ないのですが、以下の日程の中で、面接日時を再設定していただくことは可能でしょうか。

xx月xx日〜xx月xx日 全日
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜12:00

こちらの勝手な都合で大変恐縮ですが、何卒ご検討下さいますよう、よろしくお願い申し上げます。

***********************************
◎◎大学◎◎学部◎◎学科
氏名 △△花子
メールアドレス:#####@#####.com
電話番号:###-####-####
***********************************
ーーーーー

出席できる日程は複数の候補を用意しておくのがマナーです。

面接当日、急に出席できなくなった場合はメールではなくて電話で連絡することが大切

就活は春から秋にかけての長丁場で、しかも緊張の連続ですから、真夏などは体調を急に崩してしまって大切な面接に出席できなくなることもあり得ます。

このような時は、メールを送ると同時に必ず電話で担当者に出席できない旨を伝えなければなりません。

まとめ

就活生の命運は連絡の取りやすさ如何で大きく変わってくることがありますから、メールチェックはこまめに行い、返信のタイミングを外さないようにすることが大切です。

スマホでもメールを受け取れる設定にしておけば受信した瞬時に反応することができますが、稀に重要なメールが迷惑メールに分類されてしまうことがあるので、迷惑メールの欄も必ずチェックすることをおすすめします。

手軽にやり取りのできるメールですが、使い方やマナーには十分に気をつけて、賢い就職活動を進めたいものです。

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