質問メールを送る際のマナー【失敗しない就活】

就活では内定を獲得したいと思っている企業の研究が大切ですが、色々調べているうちに質問事項が出てきた時にはメールで問い合わせるのが一番です。

以前は就活というと郵便でさまざまな問い合わせを行っていたものですが、最近では選考の合否や面接の通知などの重要な事項も、メールでやり取りするケースがほとんどです。

メールは一度雛形を作っておけば、少し変えるだけで他の企業にも使うことができますから、エントリーシートや履歴書の作成と合わせて質問メールも大体作成しておくと便利です。

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就活で質問したいことや連絡事項が出てきた時は電話とメールのどちらがおすすめ?

就活をしていると、エントリーの際に必要書類や応募方法に関して不明点が出てくることがありますが、こういった場合には電話で問い合わせるよりも、メールを送るのがおすすめです。

電話だと担当者が忙しくて、詳しい返事がなかなかもらえないこともありますし、日時などに関しては聞き違いが生じることもありますので、必ず書面で残るメールを使うようにしましょう。

メールであれば大学名や氏名を明記することになるので担当者に印象付けることも出来ますし、相手の方も時間のある時に返事ができるので、忙しいさなかでも失礼になる心配がありません。

緊急性のある連絡事項にはメールではなくて電話を使う

ただし、エントリーの期限が明日に迫っているとか、明後日行われる会社説明会に関しての確認を取りたいといったように緊急性がある場合には、メールでは間に合わないことがあるので、必ず電話をしましょう。

電車のトラブルで会社説明会の出席に遅刻しそうな時も、「私、◎◎大学の△△と申します。現在電車のダイヤが乱れておりまして、会社説明会が始まる時刻に到着できそうにないため、電話をさせていただきました。大変申し訳ございません。○時までには到着できそうなので、少し遅刻することをご了承ください」といったように、電話で連絡をするのが常識です。

余裕を持って家を出たのに、出先で急に遅刻しそうな状況に落ちることはしばしばありますから、担当者の氏名や電話番号などは必ずメモしておくことが大切です。

電話をしても担当者が席を外していたり、連絡がつかなかったりする場合には伝言をすると共に、メールでも遅刻する旨を伝えておけば万全です。

就活に成功する上手な質問メールの送り方

質問メールを送る段階ではまだ正式にエントリーしていなくても、大学名と氏名を名乗るわけですから、担当者のチェックは質問メールから始まると言っても過言ではありません。

ですから、質問メールを送るにしても面接に臨むような気持ちで丁寧に文章を作成することが大切です。

質問メールを送っても返事が来るまでには2〜3日はかかることを想定しておきましょう。

では、ここで質問メールを作成する際の注意点を見ていきましょう。

質問メールは簡潔であることが肝要

まず、質問メールは簡潔であることが肝要です。

だらだらとした前置きは避けて、質問内容が複数の場合には箇条書きにして質問するのがポイントです。

質問の際に自分の都合や事情などを長々と述べる人がいますが、採用担当者は毎日数百通のメールに対応しているわけですから、できるだけ要件葉短くまとめ、無駄な時間を使わせないようにする配慮が必要です。

件名には大学・学部名と氏名を忘れずに

メールには件名を書く欄がありますが、件名には質問だとすぐにわかるように、「【ご質問】説明会参加時の服装について/◎◎大学 就活 花子」などというふうに明記しておきます。

件名が空欄になっていたり、内容を明確に説明していないと読み落とされてしまう心配があります。

本文の冒頭には宛先を省略せずに入れる

質問メールの本文冒頭には、企業の宛先を書きますが、「株式会社」は「(株)」などと略さないようにするのがマナーです。

メールは手紙よりは簡略化された形ですが、それでも全体の体裁は正式な手紙にできるだけ揃えて作成します。

担当者の部署名や氏名も宛先に書いた方がいいのですが、氏名が分からない場合は「新卒採用ご担当者様」または「新卒採用担当係御中」などとしておくと良いでしょう。

宛名の下から1・2行開けて本文を書き始めますが、冒頭に「初めまして。突然のメールにて失礼いたします」などと前置きをしてから自分の大学・学部名、学年、そして氏名を名乗ります。

質問事項を書いたら、「お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします」というような文章で締め、最後に署名を入れます。

まだ選考段階でなくても、質問メールを出した時点で評価の対象になり得るわけですから、大学名や氏名はしっかりと覚えておいてもらうのが得策です。

署名の欄には大学名と氏名(フルネーム)、メールアドレス、そして電話番号を明記しておきますが、固定電話と携帯電話が2つある場合には外出先でも連絡が取りやすい携帯の電話番号を載せておくのがおすすめです。

質問メールを送るタイミング

仕事に関するメールは勤務時間に担当者が会社のパソコンで見るのが通常のケースですが、中には手持ちのスマホで24時間メールが受け取れる環境で仕事をしている人もいます。

ですから、質問メールを送るときも常識的な時間帯に送信するようにしたいものです。

質問メールを送信しても構わないのは平日の午前9:00から夜の20:00ぐらいまでで、土日や祝祭日はもちろん避けるようにします。

送信する前に誤字・脱字がないかどうかチェックする

メールを書き上げたら、送信する前に誤字や脱字がないかどうか必ずチェックする習慣をつけましょう。

就活というのは、拡大して考えれば社会人になった時に通用するスキルを身につける過程のようなものですから、メールの作成作法なども一つひとつ、確実に覚えていくように努めましょう。

改行もきちんと行われているかどうか見直してみる

質問メールは読みやすい体裁に整えることが大事ですが、改行や段落分けが要所要所で行われていないとかなり読みにくい字面になってしまいます。

企業の採用担当者はパソコンで質問メールを読むことが前提ですが、パソコンの画面は横幅が広いので、スマホで質問メールを作成してしまうと文字がやたらと横に長く続いて読みにくい印象になってしまうことがあります。

ですから就活に関する書類は全てパソコンで作成することをおすすめします。

就活を有利に進める質問メールの書き方【例文】

では、実際にどのような質問メールを送れば就活を有利に進めていくことができるのか、実際に文例を見ていきましょう。

仕事内容について質問するためのメール

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件名:【ご質問】御社の仕事内容について/〇〇大学○○学部 就活 花子)

本文:
株式会社◎◎◎◎
人事部△△ △△様

お忙しいところ失礼致します。〇〇大学○○学部の就活花子と申します。

この度は、御社のお仕事の内容について一点わからないことがあったのでメールをお送りさせていただきました。

御社のホームページを拝見しましたところ、事務職と営業職を募集していますが、入社時は一括して採用ということになっています。

実際に御社で働くことになった場合、事務職と営業職はどのように振り分けるのでしょうか?

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご教示願えれば幸いです。

以上、よろしくお願い申し上げます。

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◯◯大学○○学部○○学科
就活 花子
メールアドレス:#####@#####.com
電話番号:###-####-####
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会社説明会の服装に関する質問メール

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件名:【ご質問】説明会の服装につきまして(◯◯大学◯◯学部◯年 就活 花子)

本文:
株式会社◎◎◎◎
人事部 新卒採用ご担当者様

初めまして。
わたくし、現在就職活動を進めております◯◯大学◯◯学部◯◯学科の就活 花子と申します。

◯月◯日開催予定の貴社説明会に参加を希望しておりますが、当日の服装についてお尋ねしたく、ご連絡させていただきました。

参加要件には「服装はビジネスカジュアルにて」と記載されておりますが、直前にスーツを着用しなければならない用事がありますため、スーツにてお伺いしてもよろしいでしょうか。

ご多忙の折、お時間を取らせてしまい大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

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◯◯大学◯◯学部◯◯学科
就活 花子
メールアドレス:#####@#####.com
電話番号:###-####-####
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まとめ

応募要項について不明なところがある、エントリーシートの記述内容を確認したいという場合でも、「企業の採用担当者にメールで直接聞くのは何となく恥ずかしいし気が引ける」という学生も多いものですが、不明な点をそのままにしておくと就活で不利になってしまうこともあります。

採用担当者側としては、むしろ積極的にコミュニケーションを取ろうとする学生を歓迎する姿勢がありますから、気後れせずに、わからないことはどんどんメールで質問してしまいましょう。

そして、メールで回答をもらったら、必ずそれに対してお礼のメールを送り直します。

こうすれば、「この学生は家の企業に本当に関心があるのだな」と印象付けることができます。

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