転職エージェントからのメールは返信する? マナーと種類を紹介

転職エージェントと、よくメールでやり取りをする方も多いと思います。しかし、複数の転職エージェントに登録すると非常にメールの数が多くなり、返信するのが面倒くさくなる方もいるのではないでしょうか。
そこでここでは、転職エージェントからのメールを返信するときについてまとめていきましょう。

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転職エージェントからのメールは返信すべきなのか

転職エージェントのメールが送られてきたときは、「基本的には」返信すべきです。なぜなら、転職エージェントからのメールの内、ほとんどが自分でメールを打っているからです。
自分に置き換えて考えてみましょう。苦労して書いたメールが、相手に無視されてしまったらどうでしょうか。ほとんどの方は、嫌な気分になると思います。
転職エージェントに嫌な気持ちを味あわせてしまうと、それだけで転職エージェントからの仕事の紹介が減ってしまう可能性があるのです。もちろん、私情と仕事は分離して考えている方がほとんどですが、それでも条件の良い案件を別の人に回されたり、亜求人の紹介を後回しにされる可能性があります。
どんな人間であっても、自分を無視するような人よりは、こまめに返信をしてくれる、やる気のある人をサポートしたいと思うからです。よって、転職エージェントからのメールは基本的に返信すべきです。
とはいえ、別に返信せずともよいメールもあります。それは、自動で送られてくるメールです。以下では、そんな自動送信されるメールを含めて、転職エージェントからのメールの種類についてまとめていきます。

転職エージェントからのメールの種類【返信すべきかどうかは種類次第】

転職エージェントから送られてくるメールの種類は、大きくわけて3種類あります。ひとつめの種類は、登録後にはじめて送られてくるメールです。これには、色々な設定をするための質問が記載されています。
ふたつめのメールは、求人紹介のメールです。これには、転職エージェントが紹介してくれた求人がきさいされています。
3種類めのメールは、選考プロセスに入った後のメールです。これには、面接対策の時期や、その他の対策やアドバイスについて書かれています。
それぞれのメールについて、詳しくまとめていきましょう。

登録後初回のメール

登録後初回、あるいは初回の面談後に、メールが送られてきます。このメールは、本人確認と面談の日程調整を兼ねている非常に重要なメールです。
また、面談の後に、具体的な条件や転職活動の展望などを聞くためにメールが届くこともあります。これらのメールは、絶対に返信しましょう。
なぜなら、こうしたメールに返信しなければ、転職エージェントの利用の意志がないと見られてしまうからです。返信しなければ転職エージェントの方もどんな形で就活生に関わればいいのかわからなくなってしまいます。利用する意味があるのなら、必ず丁寧に返信するようにしましょう。

求人紹介のメール

求人紹介のメールは、求人案件が送られてくるメールです。実際に就職が終わるまで、かなり高い頻度で送られてきます。このメールに反応するかどうかは、そのメールを誰が送っているのかによって異なります。
AIが自動的に判断して送っているようであれば返信は必要ありません。なぜなら、そのメールは返信の有無に関わらず、自動で届き続けるからです。
一方、担当のエージェントが自分で書いたメールには返信しましょう。見分けるコツは、担当エージェントの名前が入っていること、具体的な展望が記載していることです。
この特徴に当てはまるようなら、求人紹介のメールには必ず返信しましょう。この返信によって、その後紹介する求人が変わってくるからです。

選考プロセスにはいった後のメール

エントリーシートが企業の採用担当の目に止まり、選考プロセスに入った後にもメールが送られてきます。それは励ましの言葉だったり、面接の際に注意すべきことだったり、今後の予定の組み立てだったりします。
このメールにも、出来る限り返信しましょう。なぜなら、ここで送られてくるメールは大抵の場合エージェント側の善意や励ましの気持ちで送られてくるものだからです。同じ気持ちで送ったメールを無視されてしまったら、その人への印象は間違いなく悪くなるでしょう。
また、自分の気持ちを誰かに打ち明けることは、それだけでも緊張を和らげる効果があります。特に採用フローの中で緊張していると感じている人は、担当のエージェントに緊張を和らげる方法を聞いてみるといいでしょう。

転職エージェントのメールに返信する時のマナー

転職エージェントのメールへの返信は、出来る限り行った方が良いものです。しかし、転職エージェントがいくら親身にしてくれるからといって、友達に返信するような気持ちでメールを返信してはいけません。
社会的なマナーを守ることは勿論、一人前の大人として相手に失礼のないようにメールを打たなければならないのです。以下では、社会的なマナーを守ることは大前提として、転職エージェントからのメールに返信をするときのポイントを紹介します。

文章は丁寧に

転職エージェントは、いわば自分にとって人生をサポートしてくれるパートナーです。だからといって、社会人同士の関わり合いであることには違いありません。
よって、文章は丁寧に書くことを心掛けましょう。ただ、丁寧とはいっても仰々しく装飾する必要はありません。例えば、「初夏の日差しが緑色の葉を照らしつつある今日……」といった文章は不要です。
転職エージェントとのメールにおける丁寧さとは、「わかりやすさ」と「失礼に当たらないような最低限の礼儀」を両立したものです。
まず、メールの返信をするときは最初にメールを送ってもらったことへのお礼を述べ、次に伝えたいことをわかりやすく伝えましょう。
例えば、求人紹介に対する返信をしたいのなら、「ご紹介のほうありがとうございます。今回紹介して頂いた〇〇についてですが~」といったように、早めに本題に切り込みましょう。
こうすることで、お互いに気分を害することなく、わかりやすくコミュニケーションを取ることができるからです。

タイトルはわかりやすく(「Re」は消さないようにする)

返信をするとき、タイトルは変えないようにしましょう。例えば、「〇〇様求人紹介」というタイトルでメールが来た場合は、「Re;〇〇様求人紹介」というタイトルでメールを送ってください。
こうした題名にする理由は、1日に複数のメールを処理する転職エージェントが、何の案件でメールをしていたのか忘れないようにするためです。わざわざ題名を変更して返信してしまうと、転職エージェントの方が見落としてしまう可能性があります。
よって、「Re;」はつけたままで返信するようにしましょう。また、本文も下部に引用した状態で返信するようにしてください。これも、転職エージェント側が何の案件だったかわかりやすくするためです。

重要なところは復唱する

文章において、大切だと思ったところは再度文章に出して確認するようにしましょう。例えば、面談の日程調整のメールに返信する場合は、日程の部分を再度文章で復唱してください。
「面談の件ですが、日程は〇月〇日の正午からでいかがでしょうか」という文章に返信する場合、それに同意する場合でも、日程を再度確認してください。具体的には以下の通りです。
「面談はその日程でお願いいたします。以下の日程で確認いたしました。〇月〇日 正午~ 当日はよろしくお願いします」
このように、大切な部分を復唱しておくことで、覚え違いを防げると共に、間違いがあった場合は相手が気づいてくれます。お互いに無駄な時間を過ごさないためにも、確認すべき事項は必ず復唱しましょう。

転職エージェントからのメールは重要! 基本的には返信しましょう

転職エージェントからのメールは、そのメールがシステムが送ってきたメールでない限りは基本的に返信すべきです。なぜなら、メールを無視すると転職活動にやる気が感じられないという印象を与えてしまうからです。
ただ、どうしてもメールの数が多く、煩わしくて返信が面倒だという方もいると思います。そういった方は、サービスの変更を検討してみましょう。
転職エージェントからのメールの数は大手転職エージェントほど多く、地域特化の、小さめな転職エージェントほど少ない傾向にあります。そのため、あえて小さめの転職エージェントを利用してみるのも手のひとつでしょう。
もしくは、メールの設定を変えてみることもおすすめします。特に自動で送られてくるメールは、簡単な設定変更で送信の頻度を減らしてもらえる可能性があります。
例えば、求人の案内があまりにも多くて辟易としている場合は、自分が理想としている希望条件を少し狭めてみたり、希望する条件を増やしてみたりすると、届く求人の数が減って快適になります。
また、転職エージェントの方に「1日に何度もメールボックスを見れないので用件は出来る限りまとめてほしい」と伝えると、メールの数を減らすこともできるでしょう。もちろん、担当エージェントを変えてもらうのも手段のひとつです。
このように、メールの数を減らす手段はたくさんあります。少しでも煩わしいと感じたのなら、一度試してみましょう。

まとめ

転職エージェントからのメールは、これからの転職活動をサポートしてもらう上で、非常に重要な情報が詰まっています。そのため、逐一確認した上で返信するのが理想です。
とはいえ、メールの数が多いと返信するのも面倒になると思います。特に人付き合いが得意でない人にとって、メールの文面を考えるのも苦痛になることもあるでしょう。そんなときは、担当者にメールの数を減らすように伝えてみるといいかもしれません。

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