《転職エージェントからのメール》返信のマナーや注意点を解説していきます

転職を考えたら利用がおすすめの転職エージェント。メールを登録することで、転職エージェントに在籍しているキャリアコンサルタントや担当アドバイザーから直接メールを受けとることができます。

ですが、メールの頻度が多いと転職エージェントからのメールを無視してしまう方が多いです。転職エージェントからのメールには、必ず返信した方がよいのでしょうか?今回は、転職エージェントから来たメールに返信は必要なのか。メールの扱い方や返信メールの書き方を解説していきます。

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目次

転職エージェントとのメール。返信は必要?

転職エージェントからのメールに返信は「必要」です。転職エージェント側は、あなたにとって有益な情報や目を通してほしいメールを送信しています。自分が相手にメールを送って反応がなかったらどうしますか?

社会人として、企業に入社してからも取引先とのメールには必ず返信しますよね?転職エージェントからのメールにも必ず返信をするように心がけてください。転職エージェントから送られてくる内容は、面接の日時や場所、試験に関することなどが多いです。求人情報やあなたに質問をしているメールが送られてくる可能性もあります。あなたの転職において重要な情報なので、必ず確認した旨を返信してください。

ただし、メールのなかには「返信不要」と記載されているメールも存在します。そのメールには返信する必要はありません。

転職エージェント側もメールの返信をしてくれる方には、印象が変わる?転職エージェント側も、返信をしてくれる方には信頼性が生まれます。もっとサポートしてあげたいという気持ちも大きくなる可能性が高いです。

全く返信をしてくれない方には、転職エージェント側もよい印象は持つことができないでしょう。転職エージェントは、選考であなたの推薦をしてくれる場合もあります。しっかりと社会に通用するメールで返信ができ、マナーが備わっていると見なされれば、あなたが培った信用で推薦書を記入してもらえる可能性が高まります。

返信をしなかったからといって、サービスを受けられなかったり中途半端なサポートになることは絶対にありません。しかし、あなたの転職を助けてくれている方に、悪い印象を与えてプラスになることはないでしょう。

転職エージェントへの返信で気を付けたいポイント

転職エージェントから送られてきたメールに返信するときに、注意してほしいポイントを解説していきます。友達や家族に返信するように、ラフな返信では失礼に当たります。社会人として知っておいた方がよいメールのポイントを確認してみましょう。

返信メールの件名

返信メールには、必ず件名を記入した状態で返信します。件名は、必ず一目見ただけで大まかな内容がわかるような文章を記入してください。

返信の場合は、件名を記入しようとすると「Re:」という言葉が現れます。返信ということを相手がすぐにわかるように、この単語は消さずに「Re:面接日程の確認について」などの件名を記入しましょう。

署名

社会人のマナーでもある「署名」。メールの最初に相手の名前、自分の名前を記入し、最後にもう一度あなたの個人情報と名前を記入します。この記事でご紹介する正しい返信メールの書き方でも記載しているので、確認してみてください。

失礼な言葉や間違った日本語は使用しない

若者言葉やら抜き言葉、略語や失礼にあたる言葉は記入しないように心がけましょう。相手を常に取引先だと考えて、正しい日本語で返信することが大切です。自分の生活のなかで使っている言葉が、実は正しい日本語ではない可能性もあるので、エントリーシートの記入や面接同様、言葉遣い・言い回しに注意して返信しましょう。

知っておきたい転職エージェントへの返信メールの知識とは?

転職エージェントから送られてくるメールに関して、誰しも悩みやすいことを質問形式でまとめました。返信するまでに、知識として理解しておきましょう。

なぜ転職エージェントからのメールを無視するとマイナスなの?

転職エージェントとのメールは、「意欲」「社会常識」を見分けることにも繋がります。したがって、返信を無視する方は社会的な信用も低く、働くことに対して意欲がないと判断される可能性が高いです。

求人はどのような方にも必ず紹介してくれますが、返信を必ずくれる方と比較して求人紹介の数や企業の質に違いが出てくる傾向が高いので、必ず返信を徹底しましょう。

なぜ頻繁にメールがくるの?

あなたの意思を確認するためでもありますが、求人を紹介しているタイミングでは1日に多くのメールが届きます。ですが、すべてのメールに無視してもよい情報は記入されていません。

最初のメールでは、無視をすれば登録のみでサービスは利用しないとみなされる可能性が高いです。求人紹介中のメールの量に面倒くささを感じ、メールを無視すれば優良企業の求人を見落としている可能性もあります。

応募後や内定をいただいた後も、入社までサポートしてくれる手厚い転職エージェントでは、メールが届く場合もあります。すべて見落としてはいけない内容が記載されているので、すべてのメールを確認して確実に返信をしましょう。

レスポンスは早い方がいいの?時間を空けた方がいい?

レスポンスは、早い方が信頼に繋がりやすいです。最低でも24時間以内には返信するようにしましょう。メールを送られてくる時間帯に、今在籍している企業で就業中の場合は時間が合わずに、朝早い時間帯や深夜に返信をしなければならないかもしれませんが、時間を気にして送れないよりは返信をしておいた方がよいです。

メールマナーを重視して紹介する企業にも違いが出てしまうため、送信する時間帯が間違っていると理解している場合は、面談のタイミングでメールを返信できる時間が限られてしまうことやメールの文章中でも「遅い時間帯にメールを送ってしまい、申し訳ありません」などの文章を記入するようにすれば、大きな問題はありません。

考える時間がほしくて、必然的に時間が空いてしまう場合には、「考えたい」という旨と「○日に改めて返信する」という報告を先に送っておくようにしましょう。

《状況別》転職エージェントの返信メールの見本紹介

転職エージェントへのメールの返信を見本にして紹介していきます。件名の記入方法や署名も簡単に記入されていますが、参考にしてみてください。言葉遣いや文章の作り方も勉強してみましょう。

【求人を紹介してもらい、応募したい時】

件名 Re:求人の応募のお願い

株式会社転職エージェント ○○様

いつもお世話になっております。(自分の氏名)です。
この度は、ご紹介いただいた株式会社○○○○に応募させていただきたく、ご連絡しました。

今後ともよろしくお願い致します。

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(自分の氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
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【面接の日にちを確認したい時】

件名 Re:株式会社○○○○面接の日程確認

株式会社転職エージェント ○○様

いつもお世話になっております。(自分の氏名)です。株式会社○○○○の面接日程を確認させていただきました。2020年○月○日(○曜日)11:00~でお間違いありません。

○○様にいただいたアドバイスをしっかりと実践して、面接に挑みます。また、なにかありましたら連絡をください。よろしくお願い致します。

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(自分の氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
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【面接の日程を変更したい時】

件名 Re:株式会社○○○○面接の日程変更のお願い

株式会社転職エージェント ○○様

いつもお世話になっております。(自分の氏名)です。株式会社○○○○の面接日程を拝見いたしました。誠に申し訳ないのですが、仕事が立て込みメールで頂いた日程では面接をすることが難しい状況です。

お手数おかけして申し訳ないのですが、下記の日程で面接を再調整していただけないでしょうか?身勝手なお願いで申し訳ないのですが、よろしくお願い致します。

【希望日時】
○月○日(○)11:00~19:00
○月○日(○)10:00~15:00
○月○日(○)11:00~17:00

ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い致します。

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(自分の氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
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【面接を辞退したい時】

件名 Re:株式会社○○○○面接辞退のお願い

株式会社転職エージェント ○○様

いつもお世話になっております。(自分の氏名)です。先日、面接の応募をした株式会社○○○○の面接を辞退したいと考えており、メールを差し上げました。多くの求人を紹介していただき、2社で迷っていたのですが「勤務形態」を比較した結果、○○○○社は条件に当てはまっていないと感じたので、辞退を決断しました。

大変申し訳ないのですが、今回の面接は辞退させて頂きたく存じます。○○様には、大変お世話になっているにも関わらず、このような決断をしてしまったことを深くお詫び申し上げます。

これからは、もっと早い段階で決断するように意識して参りますので、今後ともよろしくお願い致します。

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(自分の氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
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【面接に落ちてしまった時】

件名 Re:面接の結果について

株式会社転職エージェント ○○様

いつもお世話になっております。(自分の氏名)です。ご紹介いただいた株式会社○○○○の面接に落ちてしまいましたことを、メールで報告させていただきます。素晴らしい企業をご紹介していただいたのにも関わらず、私の力不足でこのような結果に至ってしまい申し訳ございません。

別途ご紹介いただいていた○○企業につきましては、今まで頂いたアドバイスを十分に発揮して、より万全な対策で臨もうと考えております。引き続き、よろしくお願い致します。

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(自分の氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
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【入社が決まった時】

件名 Re:株式会社○○○○の入社報告

株式会社転職エージェント ○○様

いつもお世話になっております。(自分の氏名)です。この度は、○○様にお礼をお伝えしたく、メールをさせて頂きました。4ヶ月のも長い間、親身に私に向き合っていただき誠にありがとうございました。

初めての転職で右も左もわからない中、温かく相談にのってくれ、安心したことを今でも鮮明に覚えています。私の無理な条件に対しても否定することなく受け入れてくれ、希望条件に近い企業に内定を頂くことができたのも、○○様のおかげだと感じています。

次の職場では、自分の働きやすい環境作りを努力して長く働くことができるように精進していくつもりです。もし、今後転職を考えることがありましたら、また力をお貸しいただきたく考えています。引き続き、よろしくお願い致します。

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(自分の氏名)
(郵便番号)
(住所)
(電話番号)
(メールアドレス)
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転職エージェント側もあなたに良い就職をしてほしい気持ちでサポートしてくれます。当事者のあなたが返信を無視するのは失礼です!

転職において、あなたが不快な気持ちになっても、転職エージェント側が不快な気持ちになっても、よいところに転職が成功することはできないのではないかと感じています。これからの将来を左右する大切な転職だからこそ、転職エージェント側も一緒懸命サポートをしてくれます。

サービスを利用するあなたは、中途半端な気持ちではなく全力で応える姿勢が求められるでしょう。双方が嫌な気持ちにならないためには「コミュニケーション」が大切です。意思疏通を大切にして、転職を成功させられる環境作りに励んでいきましょう。

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