【エントリーシートの提出方法】PDFとは?今さら聞けないPDFを徹底解説!

エントリーシートを企業からダウンロードしたり、提出するときによく耳にする「PDF」という言葉を聞いたことはありますか?エントリーシートを提出する機会がある方には、避けては通れない道になるでしょう。

PDFは、入社してからも仕事で使用する機会が増えます。当たり前のように使用する仕事もあるので、困らないようにPDFについて理解を深めておきましょう。

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エントリーシートの提出方法であるPDFとは?

PDFの正式名称は「Portable Document Foemat」。パソコンで作成・ダウンロードすることができるデータファイルを意味します。基本的には、PDFはAdobe PDFを差すので、パソコンでPDFをダウンロードするときは、Adobeのソフトを使用する必要があります。

PDFの特徴は、誰でも編集ができるわけではないこと。そして、パソコンで表示されている通りにコピーすることが可能なことです。企業でもPDFを使用しているケースが多く、資料やデータとしても共有・作成されています。

なぜエントリーシートはPDFでの提出がよいとされるの?

エントリーシートで、PDFの提出が求められてるのには理由があります。PDFのエントリーシートをダウンロードするように決められている企業の場合は、エントリーシートを学生側が編集することは不可能になり、同じ条件ですべての方を見ることができます。

また、学生側にとっても同じです。学生が記入し、提出したエントリーシートが編集されることを防ぐこともできます。

エントリーシートをPDFで提出するまでの流れ

PDFのエントリーシートのダウンロードし提出までの流れを解説してきます。学校のパソコンでダウンロードする方もしれませんが、仕組みや必要なものを理解するようにしてください。入社後に役立つでしょう。

エントリーシートをダウンロードする

音楽や画像など、パソコンで必要な情報をダウンロードする方法を変わりません。企業のホームページや指定されているサイトからダウンロードしましょう。

注意点としては、パソコン本体にダウンロードしないようにすること。自分のパソコンならば、やりやすい方法で構いませんが、基本的にはUSBやSDカードにダウンロードする方が便利とされています。

記入してPDFのまま提出

ダウンロードが完了したら、あとは記入して提出するだけです。提出のコツやポイントなどを参考サイトを参考にしたり、添削してもらうことでより良い状態してください。

メールで基本的には提出しますが、PDFのまま添付。メール本文作成後、送信します。

場合によっては、「紙媒体」での提出が求められる企業もあります。紙での提出方法は、直接持参または郵送です。PDFを紙に印刷して提出する方法は次の通りです。

・大学のプリンターで印刷
大学内の生協のプリンタを使用して、印刷する方法があります。しかし、生協や大学によっては、セキュリティの問題で印刷が不可能なケースも生じています。プリントのサービス自体行っていない場合もあるので、確認してから行ってみましょう。

・自宅のプリンターで印刷
自宅にプリンターがある方は、通常の印刷の方法と同様にコピーをすることが可能です。自宅でエントリーシートを完成させて、そのまま印刷までできます。その場合は、USBやSDカードにダウンロードしなくても、印刷することが可能です。

・コンビニのプリンターで印刷
コンビニのプリンターは、直接その場で送信したり、USBから情報を読み取ることも可能です。プリンター自体の機能性が高いので、1番失敗しない方法とも言えるかもしれません。デメリットとなるのは、比較的高めになっている費用のみです。

PDFのエントリーシートをダウンロードするには条件がある?

パソコンにPDFのエントリーシートをダウンロードするために、事前に準備しておかなくてはならないことがあります。パソコンやネット環境も大切ですが、「ファイルを開くためのソフト」が必要です。

冒頭でもお話ししましたが、PDFの場合は「Adobe Reader」という「Adobe社」のソフトが必要になります。閲覧だけの場合は、無料で使用することができるので事前にダウンロードしてソフトを使用してみましょう。

このソフトがないと、エントリーシートをダウンロードしても見ることができず、作成が不可能になってしまうので注意してください。

PDFのエントリーシートが入手できない場合には…

自分のパソコンの状態やネット環境など、様々な要因でエントリーシートを入手できないことがあるかもしれません。そんなときのために対処法を覚えておきましょう。

ドキュメントをPDF化することで対応

企業からPDFでダウンロードする場合は、全てができることではないかもしれませんが、自分で作成して提出する場合は、ほとんどの場合でドキュメントをPDF化することで解決します。

今、沢山の方が使用しているGoogleドキュメントやMicrosoft Wordは、PDF化することが可能です。やり方はパソコンごとに大きく変わるかもしれませんが、「ファイル」から「エクスポート」または「形式を指定してダウンロード」を操作することでPDF化が可能です。

紙媒体で作成したエントリーシートをスキャンしてPDF化する

印刷などの紙の状態で作成したエントリーシートをPDFにしたい場合は、スキャンしてPDFすることが可能です。スキャンするには、スキャナーが必要なのでスキャナーがある施設で行いましょう。

近頃は、スマホで写真を撮影し、アプリを使用してPDF化にすることも可能ですが、エントリーシートにはおすすめしません。

PDFでのエントリーシート提出の前に忘れないで!

PDFでエントリーシートを企業に送信する前に、注意しておきたいのが「パスワードの設定」「題名」の2つです。PDFには必要なものなので、必ず忘れないようしてください。

PDFにはパスワードを設定する

PDFはセキュリティの高さや安心感が高いファイルなので、各企業でもエントリーシートの提出に指定されているケースがあるというお話をしました。企業に、エントリーシートを提出する際は、必ずPDFのファイルにパスワードを指定します。

個人情報が記入されているエントリーシートなので、情報漏洩には気を配りましょう。企業によっては、提出のシステムを指定しているケースもあるので従うようにしてください。不明な場合は、担当者にすぐに確認してみましょう。

PDFに題名をつける

PDFのファイルには、必ず相手が見てすぐに理解できる名前をつけましょう。企業から指定されている場合は、指示にしたがって記入してください。

基本的には、日付・名前・内容の3つが揃っていれば問題ありません。
例)20190909_佐々木花子_エントリーシート

PDFのエントリーシートを提出するメールにも気を抜かないで

エントリーシートを提出する際に、まずはメールを採用担当者となる企業側の方は拝見します。エントリーシートを見る前に、メールで失礼のないように気を配ることができなければ、エントリーシートが評価の高いものだったとしても、採用に至らないケースもあります。

メールは、社会人となって企業に入社してから、日常的に扱うツールです。恥ずかしくなように、基本的なメールの記入のしかたを学んでおきましょう。

エントリーシート送付の参考メール

《件名》【エントリーシート添付】○○○大学 佐々木花子

《本文》

株式会社●●●●
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
○○○大学 ○○学部 ○○○学科3年 佐々木花子と申します。

お忙しいところ恐縮ではございますが、エントリーシートを送付させていただきました。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。


佐々木花子
○○○大学 ○○学科 ○○○学部
TEL:1234-5678-1234
Email:○○○○○@mail.com

住所:東京都○○区○○○1-1-102

注意点は、簡潔なメールで短い文章で伝えたいことが伝わるようにすること。そして、本文の冒頭で、送り主の名前と自分の名前を記入すること。個人情報の記入漏れもないように注意しましょう。

ミスなく簡単に記入から入りたいならPDFのエントリーシートをダウンロードできる環境を整えよう

大手の企業やPDFのダウンロードを指定している企業に関しては、企業に従って正しくエントリーシートを記入しましょう。ただ、エントリーシートが指定でない場合、自分でエントリーシートを選ぶ必要があります。PDFで送るのか。郵送・持参するのか。企業によって異なるでしょう。

どんな形で提出するにしても、エントリーシートはPDFを活用して、ダウンロードすることをおすすめします。記入からスムーズに取り組みこともできますし、手書きの方も印刷するだけでしっかりしたエントリーシートを手にすることができます。

そのためには、自分のネット環境やパソコン、プリンタ、スキャナーなどを充実させたり、使える施設を前もって調べておくことが万全な体制に繋がるでしょう。準備をしっかりと整えて、精一杯就職活動に専念してください。

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