エントリーシートをメールで送付!気をつけてほしいポイントを徹底解説!

エントリーシートを作成したあとに、皆さんはどのような形で企業にエントリーシートを届けますか?郵送で送る場合や直接持参することが一般的とされていました。ですが、ネット社会の今、メールにエントリーシートを添付して送信することも主流になりつつあります。

企業に入社してからも取引先や上司とメールでコミュニケーションを取る機会が増えるでしょう。今回は、エントリーシートをメールで送る場合の注意点を解説していきます。これから働いていくために、基礎的なマナーも学んでみましょう。

実際に、企業にエントリーシートを添付するメールの例なども紹介しているので、メールを作成するときのフォーマットとして参考にしてみてください。

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エントリーシートをメールで送付するときに気をつけるポイントは?

エントリーシートをメールで送付する際に、気をつけなければならないポイントをご紹介していきます。エントリーシートだけでなく、上司の方や取引先のとのメールでも基本的なマナーはとても大切になるので、活用するために勉強しておきましょう。

データ名・件名に相手がすぐにわかる名前をつける

エントリーシートを添付したメールの件名・エントリーシートのファイルの題名は、分かりやすく人目で判断できるような名前を必ず記入するようにしましょう。 

例として、用件・学校名・名前の順で記入します。
《例》【エントリーシート添付】○○○大学 佐々木花子

ファイルの場合も同じような流れで、大学名と名前が分かるように記入しましょう。
《例》エントリーシート ○○○大学 佐々木花子

基本的な常識としては、メールの内容やファイルの名前だけでなく、送った自分の名前の記入も必要です。自分以外の方がみて、ファイルやメールの内容と名前を一瞬で理解できるような件名・ファイル名が望ましいです。

本文を記入する前にデータを添付する

誰でもやってしまいがちなミスとして、メールにエントリーシートを添付する前に文章だけのメールを送信してしまうことです。この場合は、再度メールを作成・送信する手間もかかってしまいます。さらに、企業にはすでに記入漏れのメールが送信されてしまっているので、謝罪の文章も必要でしょう。

エントリーシートの送付は、仕事がこれからできるのか。という観点からも面接官は確認している可能性が高いです。失礼のないように、記入漏れをなくしましょう。

対策としては、本文を記入する前にエントリーシートを添付しておくこと。そして、メールの送信先を送る直前に入力・選択することです。宛先を空欄にしておけば、企業にメールが送信できません。文章・ファイル・件名の全ての確認が終了してから、宛先を入力しましょう。

失礼のない文章でエントリーシートを送付しよう

次は、エントリーシートを添付するメールの本文について解説していきます。例のメールも参考にしながら、失礼のない順序にしたがってメールを作成してみましょう。順序や例も1つの案として、さらによい例がある場合はよい部分を選りすぐって、自分のメールを作成してみてください。このメールの書き方は、社会人としてどの企業に入社しても活用する方法です。

メール作成のフォーマットとして、基本的なメールの仕方などの名前でファイルを作成しておくと、もしもの時でもすぐに確認でき、便利でしょう。

メールの基本的な書き方

メールの基本的な書き方を解説していきます。この書き方は、エントリーシートを送るためだけでなく、社会の常識として勉強しておいた方がよい内容です。場合によっては、臨機応変にお礼や謝罪など、自分でアレンジできるような力をつけられるようにしましょう。

宛先

メールの1番最初には、送り先の方の名前を記入します。会社名から、担当の方の名前を正式名所と間違えのない漢字で記入しましょう。担当者の名前が不明の場合は、「担当者様」でも構いません。

署名

必ず、本題の話を記入する前に、自分の学校名と名前を名乗ります。お世話になっております。などの挨拶も忘れないようにしましょう。

本文

ここから、エントリーシートを送付させていただいた旨を記入します。長い文章にならないように、シンプルかつ丁寧に記入してください。

署名

最後は、必ず自分の名前と学校名、連絡先を記入します。氏名・学校名・電話番号・メール・住所を記入しましょう。

《件名》【エントリーシート添付】○○○大学 佐々木花子

《本文》

株式会社●●●●
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
○○○大学 ○○学部 ○○○学科3年 佐々木花子と申します。

お忙しいところ恐縮ではございますが、エントリーシートを送付させていただきました。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。


佐々木花子
○○○大学 ○○学科 ○○○学部
TEL:1234-5678-1234
Email:○○○○○@mail.com

住所:東京都○○区○○○1-1-102

必ずPDFにして送付する(指定されている場合はしてされている形式に従う)

添付するエントリーシートの形式は必ずPDF形式やテキスト形式で添付するようにしてください。企業から形式が決められている場合は、必ず指示に沿って作成しましょう。違い形式だった場合、せっかく評価の高いエントリーシートだったとしても、文字化けが起こってしまったり、ファイルが開けない可能性もあります。

誤字脱字は問題外!

メールの本文や件名やファイル名の記入漏れは、企業側から見ると問題外と見なされることが多いです。特に、多くの人数が選考を受けるような企業は、早急に判断していく必要があるので、ミスがある方はエントリーシートを読んでもらう前に、失格と見なされるケースも…。

必ず送信する前に、記入漏れ・誤字脱字がないか確認することを徹底してください。

エントリーシートを受け取ったメールが企業から返信されてきた場合は…

エントリーシートを企業に送付したメールに企業から返信が…。返信をするべきか悩む方も多いはず。答えは、「返信する」です。お礼のメールとして、添付メール同様、シンプルなメールを返信しましょう。

注意点として、担当者から直接返ってきたメールは返信しますが、自動返信メールだった場合は、返信する必要はありません。件名に付けられている「Re:」は返信という意味合いを持っているので、消さずにそのまま返信しましょう。

基本的には、エントリーシートを受理した旨のメールが返信されてきますが、2週間たっても返信がない場合は、電話で企業に確認してみましょう。

返信メールへの返信の例

《件名》Re:Re:【エントリーシート添付】○○○大学 佐々木花子

《本文》
株式会社●●●●
人事部 採用担当者様

お世話になっております。
○○○大学 ○○学部 ○○○学科3年 佐々木花子と申します。

お忙しい中エントリーシートを確認いただいて、誠にありがとうございます。
選考の程、どうぞよろしくお願いいたします。


佐々木花子
○○○大学 ○○学科 ○○○学部 
TEL:1234-5678-1234
Email:○○○○○@mail.com

住所:東京都○○区○○○1-1-102

緊急事態!メールが送れずエントリーシートが届かない!

メール自体が企業に送ることができない場合、そのままではエントリーシートの期限を過ぎてしまう可能性も発生します。遅れない原因になっていることをすぐに見極めて、なるべく早く対処できるように知識を持っておきましょう。

主に、メールが送信できないケースで原因と考えられるのは次の通りです。
・データの容量が大きい。
・宛先のアドレスが間違えている。
・ドメインをブロックしてしまってる。

下記の2つは、自分のミスやパソコンの設定などで、個人的に解決することが可能です。しかし、要領が大きすぎる場合は、企業側に電話ですぐに確認して、対処できる方法を食い違いのないように確認しましょう。

エントリーシートを送るメールにも気遣いやマナーが表れます

選考に大切なのはエントリーシートですが、添付するメールにも相手への気遣いが感じられ、企業側はメールの文章で第一印象を感じることもあるかもしれません。マナーや一般常識など、企業に人間としてあなたを採用したいか判断する基準にもなるでしょう。

確かに、エントリーシートと比較すると、あなたに関する項目やアピールを読みとることはできませんが、志望する企業への敬意や誠意はメールからも感じることは可能です。

メールの時点で、失礼や非常識な表現があると、エントリーシートに目を通す前に印象がついてしまうため、必ず失礼のない大人なメールを作成できるように、練習を始めてみてください。

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