【これだけは押さえておきたい!】インターンシップに必要なメールマナー

インターンシップ制度は就活の一環として欠かせないものとなってきていますが、参加するにあたってはインターン先の企業とメールでやり取りをする必要があります。

友人との連絡はLINEやMessengerなどのメッセージで済ませている人も、インターンシップではメールで企業と連絡をするのがマナーですから、就活の練習も兼ねてビジネスメールをマスターしてしまいましょう。

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インターンシップに応募するためにメールを送る

インターンシップの探し方には何種類かの方法があり、それぞれに応募方法も違います。

就職したい業界や企業が決まっている場合には企業のホームページからインターンシップ情報を探し、直接やり取りすることになりますし、学校のキャリアセンターでインターンシップ先の情報を提供してもらうという方法もあります。

志望する業種や業界がまだ定まっていない場合にはインターン紹介サービスを利用するのも一案で、この方法であれば幅広い選択肢の中からインターンシップ情報を得ることができます。

企業のホームページから直接応募する場合

企業のホームページから直接インターンシップ情報を得る場合には、メールでのやり取りが非常に大切になってきます。

インターンシップ募集のページから直接エントリーできる企業もたくさんありますが、申し込み先のメールアドレスが記載されている場合には募集要項をよく読んだ上で申し込みメールを送付しましょう。

先輩や知人にインターン先を紹介してもらう

先輩OBや知人にインターン先を紹介してもらう場合にも、メールが大活躍します。

先輩OBがインターンを希望する企業に勤めている場合、電話で連絡を取ってもかまわないのですが、日時などに関しては口頭では聞き違いが起こることもありますし、仕事が忙しいと約束した日時を先輩OBが忘れてしまうことがあります。

ですから、必ずメールを使って面接の日時やインターンシップ参加日などを確認しておくことをおすすめします。

インターンシップ紹介サービスを利用してインターン先を探す場合

インターンシップ紹介サービスに登録すると、希望する企業のインターンシップ情報ページから直接応募できることが多いのですが、企業からの回答はメールで送られてくることがほとんどです。

ですから、メールマナーをきちんと勉強しておいて、失礼のないメールを送れるように準備しておきましょう。

インターンシップ応募の際のメールの送り方

ビジネスメールがきちんと書けることは、仕事ができる社会人としての必須スキルと言っても過言ではありません。

インターンシップに参加したい企業を見つけたら、最初にインターン申し込みのメールを送信します。

メールは履歴書や職務経歴書などと同じで、送った時点で既に審査の対象となっていますから、ルールを外さずに何度も見直しをした上で送信することが大切です。

メールはスマホなどで送らずに、パソコンできちんと作成して送信するようにしましょう。

インターン申し込みと一目でわかるような件名にする

企業では毎日何十通、何百通のメールを受信しているわけですから、件名を一目見ただけでインターン申し込みとわかるようにしておくことが重要です。

具体的には「インターン申し込みのお願い/◯◯大学◯◯学部◯◯学科 △△太郎」などが適切です。

担当者は件名だけを見てメールの振り分けを行うことも多く、件名を明確にしておかないと、それだけで選考に落とされる可能性もありますので十分に注意しましょう。

宛名と署名の書き方

メールの書式は正式なビジネスレターに準じるので、文頭には宛名を書きますが、「◯◯株式会社 人事部◯◯課 ◎◎◎◎様」あるいは「◯◯株式会社人事部 インターンシップ担当御中」と省略せずに書きましょう。

(株)や(有)などはマナーにかなっていないので使用しません。

名刺をいただいている先輩OBにメールを送る場合には氏名)役職名に誤字がないように注意します。

最後の署名欄にも氏名だけではなく、大学名と学部・学科名を忘れずに記入しておきます。

最初に挨拶を入れることが肝心

企業によってはメールに記載するべき事項を「大学・学部名/氏名/学年/メールアドレス/電話番号」などと指定していることが多いのですが、これだけを記載してメールを送ってしまったのでは有能な印象を与えることができません。

まず最初に、「突然のメールで失礼いたします」「お世話になります」などの一文を添えることで、評価が上がります。

志望動機も簡単に添えておく

挨拶の文章の後に、特に指定がなくても志望動機を添えておけばインターンシップ参加への意欲を読み取ってもらうことができます。

なぜその企業のインターンシップに応募するのか、その企業のどういう点が魅力なのかを簡潔に記しておきましょう。

メールであまり長々と志望動機や自己PRをしても担当者が疲れてしまいますから、数行にまとめておくことをおすすめします。

末尾も忘れずに

文面の最後は「インターン採用をご検討いただければ幸いです。よろしくお願いいたします」といった感じで締めくくります。

インターン申し込みメールの例文を掲載しておきますので、参考にしてください。

インターン申し込みメール【文例】

ーーーーー
〈件名〉
インターン申し込みのお願い/◯◯大学◯◯学部◯◯学科 △△太郎

〈本文〉
株式会社◯◯ 人事部◯◯課 1dayインターンシップ担当御中

突然のメールでのご連絡にて失礼します。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科◎年生の△△太郎と申します。
この度は、御社で行われます1dayインターンシップに応募したく、メールをお送りさせていただきました。
御社の◎◎分野でのご活躍には常々強い関心を持っております。今回、御社のホームページで1dayインターンシップが開催されることを知り、ぜひ参加させていただきたいと思い、今回のインターンシップ応募に至りました。

学生のうちから御社で多くのことを学ぶことができればと思っておりますので、ぜひインターンシップ採用をご検討いただければ幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。


◯◯大学◯◯学部◯◯学科
△△ 太郎
電話番号:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:xxxx@gmail.com


ーーーーー

インターンシップではメールを送るべきシーンがたくさんある

メールで無事申し込みを済ませた後も、インターンシップに関連しては面接日時に関してのメールやお礼メールなど、メールが活躍するシーンがたくさんあります。

メールのやり取りで重要なのは、企業側からメールが送られてきたら「できるだけ早く送信する」ことです。

優秀なビジネスマンはレスポンスも早いのが当たり前ですから、メールを受け取ったらどんなに遅くても24時間以内に返事をするように心がけましょう。

面接に関して質問がある場合のメール

申し込みメールを送った後、書類選考や面接のない企業の場合にはインターン参加日時を知らせるメールが届きます。

メールを受け取ったらそのままにせずに、必ず確認メールを送信するように心がけます。

服装の指定が特にメールに明記されていない場合には確認メールに次のような文章を加えてもかまいません。

ーーーーー
お世話になります。
◯◯大学◯年の△△太郎です。

インターンシップ面接の日程をご連絡いただききまして、ありがとうございます。
満を持して出席させていただきます。

ひとつだけ、インターンシップ参加時の服装について、指定が見当たらなかったのですが、インターン当日は、スーツで参加すればよろしいでしょうか。

念のため、確認でご連絡させていただききました。

お忙しい中恐縮ですが、お時間のある時にお知らせいただければ幸いです。

よろしくお願い致します。
ーーーーー

インターン参加は絶対命令ではないわけですから、疑問に思うことがあれば常識の範囲内で自由に質問することができます。

指定された面接日に出席できない場合

万が一、指定された面接日がゼミなどと重なって出席できない場合には、できるだけ早くメールで連絡をします。

ーーーーー
お世話になります。
〇〇大学◯年の△△太郎と申します。

インターンシップ面接の日程をご連絡いただきまして、ありがとうございます。

大変恐縮なのですが、ご提示いただいた日程がゼミと重なってしまい、都合がつきません。別の日程でご調整いただくくことは可能でしょうか。

こちらの都合で恐れ入りますが、以下の日程でのご予定はいかがでしょうか。

◯月◯日(水)午後
◯月◯日(木)終日
◯月◯日(金)終日

お手数をおかけしてしまいますが、宜しくお願い致します。
ーーーーー

メール末尾には氏名や大学名などと共に電話番号とメールアドレスも忘れずに明記しておきます。

インターンシップ内定が決まった時のお礼メール

インターンシップ内定のメールを受け取ったら、採用担当者宛てにお礼のメールを送りましょう。

「この度はインターンシップ採用のご連絡いただききありがとうございました。」というお礼の言葉と共に、「貴社インターンシップに精一杯取り組みたいと存じます。」などといった意気込みも添えておくのがベターです。

まとめ

メール作成マナーは就活でも必要になるスキルですから、早めに習得しておくのが一番です。

特に凝った文章にする必要はないので、簡潔でわかりやすい文面になるように心がけましょう。

最近はスマホでメール受信をする人が増えてきていますので、メールを送る時は平日の就業時間に合わせるといった常識を欠かさないことも大切です。

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