内定辞退はどうやって行うべき?マナーや具体的な例文も合わせて紹介

内定辞退を考えているけれど、どのように断ったら良いか、迷っている人はいませんか?内定辞退をすることはあったとしても、丁寧に断りたいですよね。

この記事では、そんな内定辞退のやり方や、失礼にならないマナー、具体的な例文などをご紹介します。ぜひ参考にして、気持ちよく内定辞退ができるようにしましょう。

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内定辞退をするときに気をつけたいこと

まずは、内定辞退をするときに気をつけたいことをご紹介します。内定辞退をする上では、必ず守りたいことなので、必ず確認しましょう。
 

内定辞退する旨は必ず伝える

まず、内定辞退をする場合は、必ず伝えましょう。内定辞退がしづらい、なんて言われるか分からなくて怖いなどの理由で、内定辞退を告げずに、入社しないというのは絶対にあってはいけません。

何社も受けているとしても、受けた会社は、人事の人も含めて、時間などの労力を割いて採用しています。感謝と謝罪の気持ちを込めて、必ず連絡は入れるべきです。

内定辞退は、会社に行ったり、電話をしたりして伝えなければいけないというわけではなく、メールで行うこともできます。

そこまで内定辞退を行うハードルは高くないので、内定辞退をする際には、必ず連絡を行いましょう。
 

内定辞退をするときは誠実な態度で

また、内定辞退をするときには、誠実な態度で行いましょう。

多くの人が、複数の会社を受けて、その結果内定辞退をしています。確かに、内定辞退は珍しいことではないものの、やはり企業側には迷惑をかけるわけですから、必ず誠実な態度で行うのが大切です。

誠実な態度、誠実な言葉を選ぶことで、スッキリ内定辞退をすることができます。
 

相手からの要望にはきちんと対応する

内定辞退をメールで伝えた際などに、企業側から「一度電話で話したい」「一度会社に来てほしい」などと要望を言われることがあります。

その場合には、きちんと対応するようにしましょう。いわゆる「引き止め」というものですが、最初はきちんと対応することが大切です。

要望にきちんと対応しないと、後々の問題へとつながってしまう可能性も少なくありません。もちろん、しつこく引き止められる場合もあるので、内定を辞退したいという軸はぶらせてはいけませんが、全く対応しないということはしないようにしましょう。
 

内定辞退はいつまでに行うべき?ベストなタイミング

内定辞退は、内定を辞退しようと決めたときに行うべきです。1日でも早くに伝えることが大切です。

企業側も採用時期というものがあるので、内定を辞退する場合は、なるべく早いほうが都合が良いです。

入社ギリギリのタイミングで内定辞退を行うと、しつこい引き止めにあうこともあるため、どちらの立場から考えても、内定辞退が決まったらすぐに連絡するようにしましょう。

内定辞退はどうやって伝える?電話・メールのそれぞれの伝え方・例文を紹介

内定辞退を伝える際には、電話・メールのどちらでも大丈夫です。それぞれメリット・デメリットが存在し、伝えるポイントなどが異なります。

ここでは、電話・メールで伝えるメリットやデメリット、伝え方のポイントについてご紹介します。
 

電話で伝えるメリット・デメリット

まず、電話で内定辞退を伝えるメリットですが、電話であれば、きちんと話し合いを行うことができるため、1回で内定辞退を承諾してもらえる可能性が高いです。

文章だけでなく、声色なども情報として伝わりますし、「電話をしてくれた」と対応の良さも評価されるため、より誠実さを伝えることができます。

一方で、電話は、相手の引き止めにあってしまうと、うまく丸め込まれてしまうことがあります。「どうしてその会社が良いと思ったんですか?」「うちの会社のほうが良くないですか?」と、いろいろ詰められて、結局もう少し考えてから答えを出すという形になりかねません。

また、お互いのスケジュールが合わないと電話できないため、なかなか電話するまでに時間がかかってしまうこともあります。

しっかりと気持ちを伝えられる反面、相手に言いくるめられたり、スケジュールを合わせなければいけないなどのデメリットが考えられます。
  

具体的な例文

電話で内定辞退を伝える場合は、
内定辞退を伝えるために電話したこと
内定辞退をすることになってしまったことに関して謝罪
なぜ内定辞退に至ったのかの簡単な説明
を必ず伝えましょう。

具体的な電話の流れは、以下の通りです。

あなた:「恐れ入ります。私、内定をいただきました◯◯大学の△△と申します。採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。」
電話口の方:「少々お待ちください。」
採用担当:「お電話代わりました、●●です。」
あなた:「お忙しいところ、申し訳ありません。内定をいただきました◯◯大学の△△と申します。ただいま、お時間少々よろしいでしょうか?」
採用担当:「大丈夫ですよ。」
あなた:「ありがとうございます。まずは、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。内定のご連絡を受けてから、自分の将来についてしっかり検討させていただいたのですが、誠に勝手ながら、辞退させていただく、ご連絡いたしました。」
採用担当:「そうなのですね。承知しました。」
あなた:「これまで多くの時間を割いていただき、ありがとうございました。このような形になってしまい、誠に申し訳ございません。」
採用担当:「違う会社に行っても、頑張ってくださいね。」
あなた:「ありがとうございます。それでは失礼いたします。」

自分のことについて名乗る際には、採用担当の方が分かるように伝えることが大切です。また、自分から電話をする場合には、必ず「お時間少々よろしいですか?」と相手のスケジュールを伺いましょう。

もし全く時間がない場合は、いつなら空いているのかを連絡し、その時間に再度掛け直す旨を伝えます。また、場合によっては辞退の理由について聞かれる場合もあるので、そのときにはコンパクトに伝えるようにしましょう。

聞かれなくても、ある程度伝えられる場合には、伝えるようにしましょう。

メールで伝えるメリット・デメリット

メールで伝える場合のメリットは、やはり気軽に伝えることができる点です。お互いのスケジュールを調整することなく、内定辞退を伝えることができるので、非常に伝えやすいです。

また、電話と違って、内容についてしっかり吟味することができるため、内定辞退について誠意のこもった文章を作ることができます。

デメリットとしては、文面だけとなるため、不誠実と捉えられる可能性がある点と、電話や直接会うなど、一回では済まないことがある点が挙げられます。

結局、電話をすることになるケースが多いため、最初から電話をするほうが早い場合もあります。
  

具体的な例文

メールで内定辞退を伝える場合は、次のように伝えましょう。

件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 採用担当 □□様

お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきました、◯◯大学の△△です。

この度は、内定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

非常に光栄な通知をいただきながら、大変申し上げにくいのですが、御社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

御社より内定通知をいただいてから、自分の将来についてしっかり検討させていただいたのですが、今回は辞退させていただくことにいたしました。

たくさんのお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形となってしまい、誠に申し訳ございません。

合わせて、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦いただければと存じます。

末筆ながら、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

◯◯大学 △△

内定辞退の理由は何にすべき?内定辞退に関してよくある質問

最後に、内定辞退に関してよくある質問についてご紹介します。一通り確認して、内定辞退に関する不安を払拭しましょう。
 

内定辞退の理由は何がベスト?

内定辞退を伝えた際、場合によっては辞退の理由を聞かれることがあります。理由によっては、引き止められる可能性があるため、きちんと考えておく必要があります。

内定辞退の理由としては、
他社からも内定をもらっていて、そちらに行くことに決めた
就職はやめて、大学院に進むことにした
家庭の事情
などが挙げられます。

ポイントなのは、理由を聞かれたら、きちんと詳細に答えることです。変に隠すのは、よくありません。

「御社と同時に、他社からも内定をもらっていて、自分のやりたいことや将来についてしっかり考えた結果、今回は他社へ行くことに決めた」

など、本当に思っていることを伝えるのがベストです。
 

内定辞退メール返信には返信すべき?

内定辞退のメールに対する返信は、内定辞退承諾の場合は、返信する必要はありません。

場合によっては、
辞退理由について詳細に教えてほしい
電話にて話したい
一度、会社に来て話し合いたい
など、承諾ではない返信が来る場合があります。

そういった返信については、しっかりと返信するようにしましょう。
 

内定辞退は承諾後でもできる?

内定承諾書を提出した後でも、内定辞退をすることは可能です。

内定承諾書自体に法的拘束力はなく、職業選択の自由があることから、内定辞退はできます。ですが、内定承諾書を提出していない人よりも、深く丁重にお断りをする必要があります。

一度、内定について承諾をして、入社すると意識を示したわけですから、それを変えるのは良いことではありません。きちんとメールや電話等で、深くお詫びを伝えるようにしましょう。
 

内定辞退した後に後悔…。もう一度内定をもらうことはできる?

基本的には、内定辞退後に、もう一度内定をもらうことはできません。しかし、企業側も採用に困っていれば、可能性がないわけではありません。

小さい会社などであれば、もう一度採用してくれる場合もあるでしょう。しかし、採用の枠が埋まっているケースがほとんどなので、そういったことはまずないと考えておいたほうが良いでしょう。

内定辞退はマナーを守って正しく行おう

ここまで、内定辞退のやり方や、マナー、伝え方・例文などについて詳しく見てきました。

内定辞退は、よくあることではあるものの、きちんと失礼のないように伝えるのが大切です。メールでも伝えられますが、誠実さを込めて伝えるのが大切です。

文面もそうですが、伝えるまでの過程や対応の仕方などにも、マナーがありました。その点、失礼がないように、今一度確認して、スッキリ内定辞退ができるようにしましょう。

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