内定承諾の電話マナー【かけ方・受け方・時間帯・お礼の伝え方など】

 内定を承諾することをもって就職活動が終了するという認識を持っている就活生も多いかもしれません。内定それ自体がゴールかもしれませんが、内定を承諾する際の手順やマナーについても就活の重要な部分となっていることをわすれてはなりません。

 内定をもらうまでがんばってきたのに、内定承諾を伝えるところで印象を悪くしてしまったら元も子もありません。最後まで気を抜かずに就活を締めくくりましょう。それでは、内定承諾を伝える際の電話マナーについて見ていきましょう。

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内定承諾|電話で伝える理由

まずは、内定を承諾するにあたって電話で伝える理由について説明します。

電話で伝える理由は、
〇 自分自身の気持ちをはっきりと伝えるため
〇 担当者に確実に伝えるため
の二点です。

企業によっては、学生に対して内定承諾について連絡手段を「電話」、「メール」、「郵送」のいずれかで行うように指定する場合がありますが、特に指定がなされない場合は、電話で行うのが一般的かつ常識的と言えるでしょう。

内定を承諾する際に電話がふさわしい理由はやはり自分自身の気持ちをはっきり伝えるためです。企業から内定を出していただいたことに対する「喜び」や「感謝」を担当者に分かりやすい形で伝えることができます。電話で担当者とやり取りをすることで、「入社後もしっかりやってくれそうだ」という印象を残す良い機会でもあります。

内定の承諾をメールや郵送で行った場合、見落とされてしまうという危険性がないとは言い切れません。担当者はあなたとだけやりとりをしているわけではなく、また採用以外の業務を抱えている場合も多分にあります。電話であれば、一対一のやりとりになるので、確実に内定承諾を伝えることができます。担当者と電話でやり取りができない場合もあるかもしれませんが、改めて電話をして内定を承諾することを伝えましょう。

内定承諾|電話をする時間帯は?


電話をかけるタイミングで最も重要とされるのは、「相手の業務を妨げないかどうか」という点に尽きます。一般的に始業直後、昼休憩直後、終業時間間際などは必然的に忙しくなりがちなので、そのタイミングで電話をしてしまうと「常識がない」、「何も考えていないのでは」と思われてしまいかねません。そうは言っても相手の都合はこちらから見えないので、会社のタイムスケジュールについてイメージすることでそうした問題を解決することができます。

おすすめできる時間帯は「午前10時過ぎころ」と「午後2時から午後4時ころ」であると言えます。おすすめする理由を以下に詳しく説明していきましょう。

会社の始業時間から午前10時ころまでは、朝のミーティング、緊急案件、前日の案件の引継ぎや処理などで慌ただしいです。特に月曜日や連休明けなどは、よりそうした傾向が強まります。よほどのことがなければ、10時を過ぎたころには業務がひと段落して内定承諾の電話対応に余裕をもって出ることができるようになっているでしょう。

午前中の業務が終わったら昼休憩に入ります。会社によってまちまちですが、「午前11時30分から午後1時30分」の間における1時間が昼休憩として一般的です。休憩時間に電話をかけてしまうと、担当者だけでなくほかの社員の方々の休憩の妨げになってしまうので気を付けたほうが良さそうです。

午後に電話をける場合は、昼休憩直後は避けたいところです。午前中の案件を処理や午後のミーティングが入りやすい時間帯でもあります。それらの業務が落ち着くのが「午後2時から午後4時ころ」です。緊急案件に応じてない限りにおいては、一日の中で比較的ゆとりをもって対応できる時間帯なのではないかと思います。

最後に1点、注意を要する時間帯があります。午後4時から午後5時以降の終業を目前とした時間帯です。このタイミングは、翌日の準備などを含めて退勤するための業務に追われる時間帯です。この時間帯に電話をかけるのも控えましょう。

加えて時間帯以外のタイミングについても説明します。やはり土日明けの月曜日や連休明けは、処理する案件が多くなっているので電話対応が難しいかもしれません。それと金曜日なども休みに入る直前ということで準備に追われるケースがあります。

前もって会社の始業時間、終業時間、休憩時間を確認しておけば電話をする際の目安になります。また、最も望ましいのは、採用担当者のスケジュールを聞くことができればそれに応じて電話をすることもできます。

内定承諾|電話をかけるときのポイント

 
内定承諾の電話をかける時間帯を決めたら、次は電話をかける際のポイントについて見ていきたいと思います。電話では「承諾」、「辞退」、「保留」を伝えることになりますが、ここでは内定を承諾することを前提に進めます。

就職活動をする中で、いろいろと悩むことはあるかもしれませんが、内定承諾をすると決めたからには、しっかりとした意思表示をするための電話連絡をしなければなりません。企業は「入社をしてほしい」との思いで内定を出しているので、内定承諾という返事を受けることは非常に喜ばしいことです。

電話連絡の際のポイントは、
〇 内定をもらったらなるべく早く回答する。(おおむね一週間以内)
〇 電話をかける環境に配慮する。
〇 内定をいただいたことに対するお礼を述べる。
〇 入社する意思、入社への意欲を伝える。
〇 メモをとれるようにし、今後の予定や準備するものなどを確認する。
があげられます。

企業からの内定通知は、「電話」、「メール」、「郵送」のいずれかの方法で行われます。電話で内定連絡をもらったのであれば、その場で「内定承諾」の意思を伝えても良いでしょう。即断即決は、入社への強い意志が表れ、担当者に非常に良い印象を与えられるものと思います。

電話で内定連絡を受けた場合でも、担当者から回答期限などを提示されることもあるので、その場で内定承諾を即答する必要はないケースも多いです。その時点では内定をもらったことに謝意を伝え、追って内定承諾の連絡をしましょう。

「電話」、「メール」、「郵送」のいずれであっても、内定通知をもらったらなるべく早く回答しましょう。目安はおおむね一週間以内です。一週間以上も間を空けると入社する意思がないと思われてしまうかもしれません。

電話をする際は、電話をする環境への配慮も忘れてはなりません。電波状況が良好であり、話し声や電車といった雑音のない場所で、双方の会話内容が明瞭に聞き取れるような環境を選びましょう。

電話をかけて担当者につながったら、まずは、内定を出していただいたことに感謝を伝えましょう。就職活動をする中で、社長、役員、その他の社員の方々に時間を割いていただいたことを考えると、自然と感謝の気持ちがわいてくると思います。

例えば「先日は内定を出していただいてありがとうございます。これまでに社員の方々には面接などで私のお話を聞いていただき、とても感謝しております」といった内容を参考に自分の言葉で伝えてみましょう。

そして、最も重要なことは入社する意思及び意欲を伝えることです。ここでは曖昧な表現を避けましょう。わかりにくい言葉で伝えてしまった場合、混乱を招く場合もあり、「入社する気があるのだろうか」と思われることもあるかもしれません。はっきりと「入社したい」、「入社してがんばりたい」と誤解を生まない言葉で伝えましょう。

これまでの選考過程で入社の意欲は伝えてきたと思いますが、改めて「社員の方々が魅力的だった。ともに成長したい。会社に貢献したい」といったことを伝えることは好印象につながるでしょう。また、内定を承諾する経緯や決め手なども盛り込むと話しやすくなるのではないでしょうか。

最後に、今後の予定や準備するものなどを確認しましょう。その際にメモを準備しておくことも忘れないようにしましょう。内定を承諾する電話をしたタイミングで「内定承諾書」などの入社に関する重要書類を提出するように求められるケースが多いようです。

入社までに懇親会、研修が行われることも多く、また、課題を出されることもあります。入社まで勉強すること、準備することなど、わからないことがあれば、このタイミングで積極的に質問しましょう。入社の意欲が伝わり、前向きな印象を与えることができると思います。

参考ですが、用件が済んだら「失礼いたします」と申し添えると自然に電話を切ることができます。また、電話はすぐに切るのではなくて相手が切るのを待って「ツー音」を確認できてから切るようにしましょう。こちらが先に切ってしまうと、用件の途中で切ってしまう可能性もぬぐい切れず、失礼な印象を与えてしまうこともあります。

内定承諾|電話をかけるときのポイント(担当者不在の場合)

せっかく電話をかけても担当者が不在である場合があるかもしれません。焦ってしまい、どうしていいかわからなくなるかもしれませんが、落ち着いて改めて電話をかける準備をしましょう。

電話をとってくくれた方に「自身の所属及び氏名」を伝え、「担当者が戻ってくる時間」を確認しましょう。ここで注意したいのは、担当者に折り返しの電話をさせてしまわないように「改めてお掛けします」とはっきりと伝えておくことです。

まとめ

内定承諾の電話マナーを見てきましたが、けっこう面倒くさいと思った方もいるかもしれません。しかし、ここで良くないマナーを見せて悪い印象を残すよりも、「内定を出してよかった。これから一緒に働きたい」という良い印象を残したほうが絶対に自分にとってプラスとなるはずです。

電話一つでも人となりが見えてきてしまうものです。気を抜かず、最後まで全力で就職活動を行って、悔いのないように社会人へのステップを歩み始めてください。

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