【徹底解説】内定承諾書を送る際の封筒の書き方・入れ方・送り方

企業から内定の承諾書が入った封筒を受け取り、就職活動を無事終えられるとホッとしますよね。

しかし、
「内定承諾書の記入をしたけど、封筒の入れ方や書き方、送り方が分からない」
「内定承諾書の郵送マナーを間違えたらどうしよう?」
と悩んでいませんか?できれば、内定先の企業に失礼がないよう送りたいですよね。

そこで今回は、内定承諾書を送る際の封筒の書き方・入れ方・送り方のマナーを徹底的に解説していきます。本記事を読んでいただければ、企業に良い印象を与えられるだけでなく、あなた自身の社会人としてのスキルを身につけることにもつながります。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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内定承諾書|「封筒」の注意点

「内定承諾書」は、企業が応募採用者の入社意思を確認するための書類であり、添え状等を同封して期限内に返送するのが一般的です。その際に使う「封筒」に関しては、注意すべきポイントが3つあります。その3つとは、封筒の「サイズ、色、切手(郵送費)」が挙げられます。

内定承諾書|封筒の注意点①―サイズ

封筒のサイズは、企業から内定承諾書が送られてきたものと「同じ大きさ」の封筒で返すのがマナーです。よく使われるのが「角型2号」と「長形3号」の封筒です。それぞれ次のような特徴があります。

角型2号:縦332mm×横240mm(A4サイズの書類を折らずに送付することができる)
長形3号:縦234mm×横120mm(A4やB5サイズの種類を3つ折りにして送付することができる)

角型2号の場合には、A4サイズの書類を一度クリアファイルに入れてから封筒に入れると、郵送時の書類の折れ曲がりや雨で濡れたりすることを防げるのでおすすめです。

内定承諾書|封筒の注意点②―色

封筒の色は、「白」が一般的です。また、模様や柄などが印刷されていないものを選びましょう。

内定承諾書|封筒の注意点③―切手代や郵送費

切手は、封筒と同様にコンビニや郵便局などで購入することができますが、その値段に注意する必要があります。書類などを普通郵便で郵送する場合には、基本的に「84円」の切手を貼ります。ただし、次のような場合に84円切手を使わないので注意しましょう。

・内定先企業から郵送方法に指示があった場合:「書留」など指定された形式で郵便局から郵送しましょう。※参考 簡易書留「404円」、レターパックライト「370円」など。
・返信期限間近の場合:「速達」(374円)で郵送しましょう。

内定先の企業から指示があった、郵便物の追跡がしたい、速達で送りたい、など状況に合わせて普通郵便以外の郵送方法を検討することが重要ですよ。

内定承諾書|「封筒」の入れ方・折り方

内定承諾書は、A4サイズかB5サイズの用紙に印刷されていることが一般的です。したがって、角型2号の封筒で郵送する場合には、書類を折らずにクリアファイルに入れて送ることができます。しかし、長形3号の封筒で郵送する場合には、中身の書類を3つ折りにするのがマナーです。

中身の書類は、次のように「3つ折り」にし、封筒の裏面から見て書き出しが上になるように入れます。

(1)「添え状」「内定承諾書」「その他の書類」の順に重ねて一式にまとめる。
(2)書類一式を上・真ん中・下の3等分(横線の折り目がつくよう)にする。
(3)3等分した「下部分」を真ん中に折り、重なるように「上部分」を真ん中に向けて3つ折りにする。
(4)3等分にした書類の左側を下にして封筒に入れる。封筒の裏面から見て書き出しが上に来るように入れる。

内定承諾書の書式は、一般的には横書きですが縦書きの場合でも、横線の折り目がつくように3つ折りにして同様に封筒に入れます。

内定承諾書|「封筒」のマナー

次は封筒のマナーの部分、つまり「書き方」や「封書・投函」の部分に移ります。書き方には、「表面」と「裏面」でそれぞれポイントがあるので注意してください。

封筒の表面の書き方のマナー

封筒の表面は、基本的に縦書き・横書き、どちらでもマナーとしては問題ありません。縦書きは「右上から左下へ」、横書きの場合は「左上から右下へ」次の3つの項目を記入していきます。

(1)宛先(内定先の住所)
(2)宛名・敬称
(3)内定承諾書在中(の注意書き)

記入する際には、それぞれの項目で以下のことに注意しましょう。

(1)宛先
郵便番号、都道府県、建物名、部屋番号まで省略せずに、正確な住所を記入しましょう。

(2)宛名・敬称
宛名を書くときに、名前自体を正しく書くことも重要ですが、それ以上に正確な「敬称」を用いることが大切なマナーになります。一般的に、内定承諾書の封筒の場合には「御中」か「様」の敬称を用います。法人名、部署名、個人名かで敬称が異なりますので、以下の例を参考にして正しい宛名敬称を書きましょう。

宛名が法人名のみの場合:法人名+御中で記入します。例「株式会社〇〇 御中」。
法人内の部署に送る場合:法人名+部署+御中で記入します。例「株式会社〇〇 人事部 御中」
法人内のある部署の職員個人に送る場:法人名+部署+個人名+様で記入します。例1「株式会社〇〇 人事部 採用担当〇〇様」、例2「株式会社〇〇 人事部 採用担当者様」。

返信用封筒の場合には、宛名の敬称が「行」になっているので、それを二重線で「行」を消し、横に正しい敬称(「御中」か「様」)を手書きで記入しましょう。また、株式会社や〇〇法人など法人敬称も省略せず記入しましょう。

(3)内定承諾書在中
宛先と宛名を書いたら住所や宛名と重ならないように、空いたスペースへ赤字で「内定承諾書在中」と記入しましょう。

縦書きの場合:左下に「内定承諾書在中」と赤字で記入
横書きの場合:右下に「内定承諾書在中」と赤字で記入

日々の取引や手続きで企業には様々な書類が届くはずです。したがって、「内定承諾書在中」と示すことで、相手側が封筒を一目見ただけでどんな書類が入っているのか、どこの部署に振り分ければいいのか、を理解できスムーズな対応へつながります。

封筒の裏面の書き方のマナー

封筒の裏面には、次の3項目を記入します。

(1)投函日
(2)差出人住所
(3)差出人氏名

封筒の表面同様に、裏面にも書き方に関するマナーがあります。基本的に縦書き、横書きどちらでもマナーとしては問題ありません。横書きの場合は「左上から右下へ」、縦書きは「右上から左下へ」、次の3つの項目を記入していきます。

(1)投函日
上に投函日(封筒をポストに入れて送った日)を記入します。

(2)差出人住所
表面の住所と同様に、郵便番号、都道府県、建物名、部屋番号を省略せず正確に書きます。

(3)差出人氏名
一番下に自分の氏名を記入します。

封筒記入において書き損じなどが生じた場合は、二重線や文字の塗りつぶしなどでごまかそうとはせず、出し惜しみなく新しい封筒を使って完璧な状態になるまで記入を行いましょう。

封書・投函

封筒の記入が終わったら口の部分を糊付けし、上から「〆」の字を書きます。両面テープが貼ってあるものはそれを利用しましょう。切手を貼る場合には、表面の左上に貼りポストへ投函しましょう。

内定承諾書|「封筒」を送る前のチェックリスト

ここまで内定承諾書を送る封筒の注意点や折り方、入れ方、マナー(表面・裏面の書き方、封書・投函)について示しましたが、送る前にもう一度以下の「チェックリスト」を使って確認してみてください。

【内定承諾書を封筒で送る前のチェックリスト】
・封筒は白色で「角型2号」か「長形3号」のものを用意した
・内定承諾書や添え状等の書類一式を用意した
・角型2号の封筒の場合、書類一式を折らずに「クリアファイル」に入れた
・長形3号の封筒の場合、書類一式を3つ折りにして入れた
・封筒表面に宛先(内定先の住所)を正確に記入した
・封筒表面に宛名(内定先企業名)を正しい敬称(「御中」か「様」)で記入した
・敬称の「行」を二重線で訂正した(返信用封筒に記載されている場合)
・封筒表面に内定承諾書在中と赤字で記入した
・封筒裏面に投函日を記入した
・封筒裏面に差出人住所を正確に記入した
・封筒裏面に差出人氏名を記入した
・誤字脱字がないか確認した
・糊付けして封書にし「〆」の字を書いた
・84円分の切手を貼った(書留や速達を使って郵送した)

チェックリストを確認し終えたら、すみやかにポストへ投函しましょう。もしも投函後に、記入漏れ等に気づいた場合には、速やかに企業へ連絡しましょう。特に、内定承諾書の中身で、個人情報に関わる部分(住所等)にミスがあった場合には、企業の雇用手続きが間違って行われてしまうかのうせいがあるので、なるべく早く連絡しましょう。

まとめ

今回は、内定承諾書を送る封筒の「注意点」、「入れ方・折り方」、「マナー(書き方・封書)」について解説し、次のようなことをポイントとして挙げました。

【封筒の注意点】
・封筒のサイズは「角型2号」or「長形3号」
・封筒の色は「白」
・切手代は「84円」
・形式指定や急ぎの場合は書留や速達を使って郵送する

【入れ方・折り方】
・長形3号の封筒の場合は中身を「3つ折り」にする
・角型2号の封筒の場合は折らずに「クリアファイル」に入れる

【マナー(書き方・封書)】
・宛先住所は省略せず建物名まで正確に書く
・宛名は「御中」「様」など敬称に注意する
・内定承諾書在中と赤字で記入する
・封筒裏面の投函日、差出人住所、差出人氏名は正確なものを記入する。
・誤字脱字がないか確認し、封書にして切手を貼り郵送する

せっかく就職活動をがんばって手に入れた内定ですので、内定をゴールと思わず、内定承諾書を企業へ送り届ける最後まで丁寧に手続きを行ってみてくださいね。内定を出した企業側にもあなたの誠意はきっと伝わりますよ。

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