【もう迷わない!】内定承諾書を郵送する封筒の書き方・送り方

希望した企業から内定をもらうと、頑張った甲斐があったと嬉しくなりますよね。しかし、そんな気分も束の間、内定承諾書を郵送する時になり、封筒の書き方や送り方に不安を感じていませんか?

例えば、
「封筒の裏面って何をどこに書けばいいの?」
「投函日って書く必要あるの?」
「添え状って入れた方がいいの?」
といったように、慣れない作業に不安を感じている人も多いかも知れません。

そこで今回は、内定承諾書を郵送する封筒の書き方・送り方、一緒に入れる添え状の書き方について解説していきます。本記事を読むと、

・スムーズに内定承諾書を郵送することができる
・社会人としての基本的なマナーを身につけることができる
・企業に自身の事務スキルをアピールすることができる

といったメリットがあります。

また、記事の最後にはチェックリストがあります。実際に企業に送る封筒を見ながら正確に書けているか確認してみてくださいね。

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内定承諾書|「封筒」の書き方のマナー

それではまず、内定承諾書を送る「封筒の書き方のマナー」について解説していきます。一般的には、以下のような封筒を使います。封筒書き方は「表面」と「裏面」に分けて示していますので、それぞれ抜けがないように記入してくださいね。

【内定承諾書に使われる一般的な封筒】

・封筒のサイズ※=「角型2号」or「長形3号」
・封筒の色=「白」
・切手代=「84円」

※参考
角型2号:縦332mm×横240mm(A4サイズの書類を折らずに送付可能)
長形3号:縦234mm×横120mm(A4やB5サイズの種類を3つ折りにして送付可能)

封筒の表面の書き方のマナー

封筒の表面には、(1)宛先(内定先企業の住所)、(2)宛名・敬称(内定先企業名・部署名・担当者名)、(3)内定承諾書在中、の3項目を記入します。縦書き・横書きのどちらでも問題ありませんが、縦書きの場合は「右上から左下へ」、横書きの場合は「左上から右下へ」、(1)から(3)の項目を記入していきます。

(1)宛先
宛先には、内定先企業の正確な住所を記入します。返信用封筒に既に印字されている場合には、特に書き加える必要はありませんが、自分で封筒を用意している場合には、郵便番号、都道府県、建物名、部屋番号を省略せずに記入しましょう。

例:〒XXX-XXXX 〇〇県△△市××区□□ビル▼階◆◆号室

(2)宛名・敬称
宛名・敬称には、内定先企業名や部署名、担当者名を記入します。宛名名称自体を正しく書くことも大切ですが、正しい「敬称」を用いて記入することも重要です。内定承諾書の封筒の宛名の下に書く「敬称」は、「御中」か「様」が一般的です。正しい敬称を用いるためには、自分がどこ宛てに封筒を届けるのかを確認する必要があります。以下の例を参考にして、正しい宛名と敬称を記入しましょう。

例① 宛名が法人名のみの場合:法人名+御中で記入。「株式会社〇〇 御中」
例② 法人内の部署に送る場合:法人名+部署+御中で記入。「株式会社〇〇 人事部 御中」
例③ 法人内のある部署の職員個人に送る場合:法人名+部署+個人名+様で記入。
「株式会社〇〇 人事部 採用担当〇〇様」、例2「株式会社〇〇 人事部 採用担当者様」。
例④ 返信用封筒の場合:宛名の敬称「行」か「宛」を二重線で「行」を消し、横に正しい敬称(「御中」か「様」)を手書きで記入。

(3)内定承諾書在中
様々な書類が郵送されてくる企業で郵便物の振り分け作業をスムーズに行うため、「内定承諾書在中」と目立つように表面に「赤字」で記入するのが親切です。郵便を届ける人にとっては、封筒を一目見ただけでどんな書類が入っているのかが分かりますので、速やかな郵送につながります。宛先や宛名と重ならないように、空いたスペースへ記入しましょう。

縦書きの場合:左下に「内定承諾書在中」記入
横書きの場合:右下に「内定承諾書在中」記入

封筒の裏面の書き方のマナー

封筒の裏面には、(1)投函日、(2)差出人住所、(3)差出人氏名の3項目を記入します。

封筒の表面同様に、裏面にも書き方に関するマナーがあります。基本的に縦書き、横書きどちらでもマナーとしては問題ありません。横書きの場合は「左上から右下へ」、縦書きは「右上から左下へ」、次の3つの項目を記入していきます。

(1)投函日
封筒を送る日である「投函日」を、封筒の裏面の上部(横書きでも縦書きでも多くは「左上」)に記入します。企業から送られてきた書類の「西暦」「和暦」を見て、揃えるように投函日の年を書きましょう。

例:2020年3月1日(もしくは)令和2年3月1日

(2)差出人住所
次に「差出人住所」を封筒の下部に記入します。表面の宛先住所と同じく、郵便番号、都道府県、建物名、部屋番号まで省略せずに書いていきましょう。郵送に問題があった場合、郵便局側が返送するのに使うので、氏名と共に必ず記入しましょう。

例:〒XXX-XXXX 〇〇県△△市××区□□ビル▼階◆◆号室

(3)差出人氏名
「差出人氏名」は、横書きの場合には差出人住所の下に、縦書きの場合には差出人住所の左下に、記入します。

例:就田 太郎

(4)封書の〆
封筒の「表面」と「裏面」ともに記入が終わったら、糊付けして封書し、上から「〆」の字を書きます。

内定承諾書|「封筒」の書き方の注意点

内定承諾書を送る「封筒の書き方のマナー」については一通り解説しました。次に、内定承諾書の封筒を書く上でのポイント、すなわち「書き方の注意点」について、①封筒の種類・パターン、②文字、の2つの項目に分けて説明していきます。

内定承諾書|封筒の書き方の注意点①封筒の種類・パターン

1つめは、「封筒の種類・パターン」に注意する必要があります。内定先の企業によってはもともと返信用封筒や切手が同封されている場合があります。また、「縦書き・横書き」「郵送方法(普通郵便・書留・速達)」なども人それぞれですので、上記で示した基本的な封筒の書き方と異なる場合があります。この場合、次の点に注意するとよいでしょう。

・自分で封筒を選ぶ場合には、白色の角型2号か長形3号のものを選ぶ。
・封筒が指定されている場合には、指定されている箇所や枠への記入を優先する。
・書く場所や書き方に迷った場合は、第三者に確認してもらう。

内定承諾書|封筒の書き方の注意点②文字

2つめのポイントは、文字を「正しく」「丁寧に」書くことです。
特に誤字や脱字は極力なくしましょう。

・時間をかけて一文字ずつ丁寧に記入していく。
・「文全体が曲がっていないか」「余白に収まるか」など全体のバランスを考えて書く。
・どうしても手書きに自信がない場合は、封筒にプリント(印字)する。

悪筆や癖字で読み取りにくい、どうしても文字に自信がない、企業の方で特に手書きやフォーマットに指定がない、といった場合は、封筒に印字することも視野に入れましょう。

内定承諾書|「封筒」に入れる添え状の書き方

内定承諾書を封筒に入れて送る際、忘れてはならないのが「添え状」を同封することです。「添え状」とは、企業に対して内定のお礼と入社の挨拶を書く書類で、ビジネス文書形式で作成します。

内定承諾書|添え状の記入項目とポイント

まず、添え状を書く上でのポイントをおさえておきましょう。
添え状には、次のような項目を記入します。

・記入日付
・宛名
・差出人名(+住所等の差出人の情報)
・書類のタイトル
・時候の挨拶やお礼などの本文
・同封書類

また、A4用紙で作成します。「手書き」「パソコン」のどちらでも大丈夫ですので、上記の項目を確認しながら記入していきましょう。

内定承諾書|添え状の書き方

添え状には、(1)から(5)の項目を上から順番に書いていきましょう。

(1)記入日付
右上に添え状を書いた記入日を書きます。

例:2020年3月1日(もしくは)令和2年3月1日

(2)宛名
左上に内定先企業の宛名情報を記入します。部署は人事部や総務部などが一般的です。内定通知の連絡をもらった部署や担当者を確認しましょう。

例①:〇〇株式会社 △△部 採用担当××様
例②:〇〇株式会社 △△部 御中

(3)差出人名
右上に差出人の情報を記入します。具体的には、住所、電話番号、メールアドレス、氏名を書きます。

例:
〒XXX-XXXX 〇〇県△△市××区□□ビル▼階◆◆号室
電話 XXX-XXXX-XXXX
E-mail 〇〇〇〇@〇〇〇
就田 花子

(4)書類のタイトル
書類の中心部にタイトルを記入します。

例:「書類送付のお知らせ」「内定承諾のお礼」など

(5)本文
タイトルの下に本文である時候のあいさつやお礼などを書いていきます。頭語は「拝啓」、結語は「敬具」が一般的ですが、他にも「謹啓」-「敬白」など種類があります。また、3月入社の場合には「早春の候」などを用いますが、送付する時期・季節によって変化するので注意しましょう。

例:

拝啓

早春の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、採用内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。入社後は、貴社の一社員としてお役に立てるよう精進していく所存ですので、何卒、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

つきましては、ご指示いただきました書類を下記の通り送付いたしますので、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
                                敬具

(5)同封書類
本文の下には、「記」と示し、同封している書類の名前と部数を記入します。最後に「以上」としめくくります。

例:
 記
・内定承諾書    1部
・卒業見込み証明書 1部
以上

このように「添え状」を記入したら、封筒の中に「内定承諾書」と「その他の書類(※必要な場合)」と共に入れます。「添え状」「内定承諾書」「その他の書類」を重ね、角型2号封筒で郵送する場合には、クリアファイルに入れてから封筒へ入れるのがよいでしょう。また、長形3号封筒で郵送する場合には、3つ折りにして封筒に入れましょう。

内定承諾書|「封筒」の書き方・チェックリスト

ここまで内定承諾書を送る「封筒の書き方・送り方」と「添え状の書き方」について示しましたが、送る前にもう一度以下の「チェックリスト」を使って確認してみてください。

【内定承諾書を封筒の書き方・送り方のチェックリスト】
・封筒を用意した(指定先のもの、あるいは白色、角型2号・長形3号の封筒)
・内定承諾書や添え状等の書類一式を用意した
・封筒表面に宛先(内定先の住所)を正確に記入した
・封筒表面に宛名(内定先企業名)を正しい敬称(「御中」か「様」)で記入した
・返信用封筒に記載されている場合、敬称の「行」を二重線で訂正した
・封筒表面に内定承諾書在中と赤字で記入した
・封筒裏面に投函日を記入した
・封筒裏面に差出人住所を正確に記入した
・封筒裏面に差出人氏名を記入した
・糊付けして封書にし「〆」の字を書いた
・誤字脱字がないか確認した
・丁寧かつバランスの取れた字で記入した
・普通郵便の場合には84円切手を貼った

【内定承諾書と一緒に送る「添え状」のチェックリスト】
・右上に日付を記入した
・左上に宛名(内定先企業情報)を記入した
・右上に差出人名や住所等の情報を記入した
・中心に書類のタイトル・題名を記入した
・拝啓、敬具など頭語結語を記入した
・本文を記入した(時候の挨拶から始まり、内定のお礼や挨拶を書いた)
・「記」「以上」の間に同封書類の名前と部数を記入した
・3つ折りにした、もしくはクリアファイルにとじこんだ
・内定承諾書やその他の書類とともに封筒に入れた

以上のようなチェックリストで確認を終えたら、ポストへ投函し期限内に内定先企業へ内定承諾書を郵送しましょう。期限内に郵送するのはもちろん、返信期限が設けられていない場合には、内定承諾書が届いてから1週間以内に郵送するようにしましょう。

まとめ

今回は、内定承諾書を郵送する「封筒の書き方・送り方」や、内定承諾書と一緒に入れる「添え状の書き方」について解説し、次のようなポイントを挙げました。

【内定承諾書|封筒の書き方】
・封筒表面には宛先、宛名、内定承諾書在中を記入する
・宛名は「御中」「様」など敬称に注意する
・内定承諾書在中と赤字で記入する
・封筒裏面には投函日、差出人住所、差出人氏名を記入する。
・丁寧な字で書き誤字脱字がないか確認する
・封書にして〆を書く
・切手を貼り郵送する

【内定承諾書|添え状の書き方】
・添え状は、手書きやパソコン入力、A4サイズで作成する
・記入日付、宛名、差出人名、タイトル、本文、同封書類を記入する
・内定承諾書やその他の書類とともに封筒に入れる

以上のようなことを踏まえて、内定承諾書の封筒と添え状を書き、郵送することは、あなたの社会人経験を豊かにする第一歩となるでしょう。1文字ずつ丁寧に記入・作成し、内定先の企業にあなたの誠意を伝えてみてくださいね。

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