【完全解説!】内定承諾書|封筒(横書き)の正しい書き方

企業から内定をもらうと、一般的に内定承諾書の提出が求められます。内定を得ると、企業から内定通知書(又は採用通知書)とともに内定承諾書が送付されます。内定通知書は、企業から学生が受け取るものですが、内定承諾書は学生が企業に提出するものとなります。

内定を出してもらった企業に内定承諾書を送る際、封筒をどのように作成すればよいか悩んでしまうかもしれません。横書きでは失礼にあたるのではないか、悪い印象を与えてしまうのではないかと心配になったりするかもしれません。

しかし、そうした悩みや心配を解決するために今回は、内定承諾書を入れた封筒を横書きで作成する際の正しい書き方やポイントを解説していこうと思います。

おすすめの就職サービス

内定承諾書|「封筒」の宛名は横書きでも良いの?

封筒の宛名は、縦書きが一般的ですが、結論から言って縦書きでも横書きでも問題はありません。縦書きの方が常識的で、横書きだと非常識といったイメージがあるかもしれませんが、社名にアルファベットが入っている企業も多くなってきている今の時代において、横書きの方がふさわしい場合もあると言えます。

横書きで封筒を作成することはビジネスマナーの上ではまったく問題ありません。しかしながら、封筒作成に際してそれほど大きな違いはありませんが、縦書きと同様にマナーが存在するのでそれに則ってよい印象を与えるものを作成した方が良いでしょう。

内定承諾書をマナーに則って送ることで、社会人のマナーを知っている、事務能力が高そうだといった印象を担当者に与えることができ、入社後の評価も高くなりやすいと言えるのではないでしょうか。

内定承諾書|「封筒」(横書き)の書き方

まず、送付するための封筒を準備します。企業から受け取った内定承諾書を返送するには、送付されたままの状態で入れることができる封筒のサイズを選ぶのが好ましいです。A4サイズの内定承諾書をそのまま折られていない状態で受けた取った場合は、「角型2号(縦332㎜、横240㎜)」の封筒、内定承諾書が三つ折りにされて受け取った場合は「長形3号(縦235㎜、横120㎜)」の封筒を準備するのが良いでしょう。

封筒は茶色と白色で悩むかもしれませんが、今回のような正式な文書を入れる場合は、白色を選んだほうが正解です。一般的に茶封筒は事務的な書類を扱う場合に用いるからです。
返信用封筒が内定承諾書と同封されていたらそれを活用しましょう。返信用封筒にはあらかじめ宛名がプリントされている場合がほとんどなので、宛名の「行」となっている部分を二重線で消して、社名や部署名であれば「御中」に、個人名であれば「様」に書き換えましょう。

封筒の書き方は、縦書きと横書きに共通する次の4つポイントがあります。
〇 住所は封筒の三分の一くらいのところに書く
〇 住所は宛名より小さめに書く
〇 住所はハイフンなどで省略せず正式なものを書く
〇 番地以降に建物名などがある場合は改行して書く

封筒に記載する筆記具は、黒の油性サインペンか0.7㎜以上の黒ボールペンを使うと文字は、読みやすくなります。たまに太字マジックのようなものを使う方がいますが、仮に字がきれいに書かれていても力強すぎて乱暴な印象となり、圧倒されてしまうので、控えたほうがいいかもしれません。また筆ペンや万年筆は、耐水性の面から書いた字が滲み、または消えてしまう可能性があるので、控えたほうがよいでしょう。

基本的なポイントを押さえ、適切な筆記具で書くことでしっかりした封筒を作成することができるでしょう。それでは、横書きのポイントに入っていきましょう。

内定承諾書|「封筒」(横書き)のポイント【表面】

表面の記載事項について細かく見ていきましょう。
まずは郵便番号と住所です。間違った住所を書いてしまっては、そもそも書類が届かいないので、正式な住所を確認しましょう。

郵便番号と住所で重要なのは次のポイントです。

〇 都道府県を省略しない。
〇 建物の名称を省略せず、正式名称を記載する。
〇 横書きでは、算用数字を使う。
〇 郵便番号は、封筒に記載するための枠がプリントされている場合は枠内に書き、
  枠のプリントがない場合は、封筒の右上部に横書きする。
〇 住所は切手を貼る位置の数㎝下から書き始める。
  住所は1行で書き、建物名があれば改行する。改行した際に一文字空ける必要はない。

都道府県を省略しないのは、同名の市区町村の存在がある場合があり、万一の間違いを防ぐためです。建物の名称についても同様で、正式名称を書くことで誤ったところに配送される可能性がなくなります。

会社名を間違って書いてしまうと大変失礼にあたります。通称名ではなく、各種資料を改めて確認して正式名称で書きましょう。また、株式会社や有限会社を(株)や(有)などと省略してはいけません。

宛名は、配送ミスを防ぎ、社内で担当者に渡るのが早くなるので、可能であれば、できるだけ詳しく書くことをおすすめします。宛名の書き方のポイントは次の通りです。

〇 住所よりも大きめに書く。
〇 会社名だけの場合は、会社名の後に「御中」と記載する。
〇 担当者が分かる場合は、会社名、部署名、担当者の氏名及び「様」と記載する。
〇 担当者が分からない場合は、会社名、部署名、採用ご担当者様と記載する。

担当者が分からない場合は、会社にもよりますが、連絡をして確認することもスムーズに担当者に内定承諾書が届くので、良い手段であると言えます。また、入社前から丁寧な印象を与えることができ、入社後の評価を上げる効果も期待できます。
繰り返しになりますが、返信用封筒を使う場合は、宛名の「行」を「様」又は「御中」に書き換えることを忘れないようにしましょう。

内定承諾書は重要な書類ですので、紛失を防ぎ、担当者の方々が一目見てわかるように「赤字」で「内定承諾書在中」と記載しましょう。また、赤色で枠も書き加えるとより分かりやすくなるでしょう。はっきりと内定承諾書在中の記載が書かれていれば、担当者が、後回しせずに扱うことになるでしょう。横書きの封筒であれば、記載する場所は封筒の右下の部分です。

切手の貼り忘れに注意しましょう。切手は封筒の左上に貼り付けます。いくら分の切手を貼ればいいかわからない場合があるかもしれないので、郵便局に直接足を運んで封筒の重さを測った上で切手を購入して貼り付けると確実に料金不足という失敗を犯すことはなくなります。

内定承諾書|「封筒」(横書き)のポイント【裏面】

封筒の裏面には、「投函日」、「郵便番号」、「差出人」、「封緘」を書きます。
投函日は、封筒裏面の左上に算用数字で書きます。提出期限より前もった時期に投函していれば、スピーディな仕事ぶりを見込まれ、好印象を得られるでしょう。

裏面に記載する郵便番号と差出人は、郵便物を届けるために使う情報ではないので、表面よりも小さい文字で書いてかまいません。横書きの場合は、封筒の右下に記載します。郵便番号を記載したら、その下に住所を記載します。表面と同様に都道府県を省略せず、正式な住所を記載しましょう。番地をハイフンで省略せず、マンションやアパート名も正式名称で記載してください。郵便番号と住所の初めの文字をそろえるときれいに見えます。

住所を記載したらその下に氏名及び在籍学部名等を記載します。これらは右詰を意識することによって整って書かれているように見えます。氏名は、誰からの書類であるかをはっきりさせるために住所などより大きく書いたほうがわかりやすいです。

内定承諾書を封筒に入れて、糊付けをして封をしたら封緘を書き入れます。封緘は、「〆」、「封」、「緘」のいずれかを使います。封緘が書き入れられていないということで、特段の問題はありませんが、あったほうが丁寧な印象を与えることができるでしょう。

内定承諾書|「封筒」(横書き)のポイント【ミスした場合】

内定承諾書を入れる封筒に必要事項を書いている際に、書き間違えてしまうことがあるかもしれません。そうしたときは、二重線で訂正したり、修正ペンや修正テープを使いたくなるという衝動に駆られるかもしれませんが、気を取り直して改めて新しい封筒を使って書き直しましょう。

修正された封筒を送るということは、非常に失礼にあたります。それだけではなく、これから入社する覚悟があるのか担当者から疑問を抱かれる可能性も否めません。面倒に感じても人生の大事なところですので、気を取り直して丁寧に書き直しましょう。

内定承諾書|「封筒」(横書き)のポイント【その他】

封緘を書く前に「内定承諾書」を封筒に入れなければなりません。その際の入れ方についても付け加えて説明します。封筒には、「添え状」、「内定承諾書」、「その他の書類」という順番で入れます。書類の折れを防ぐためにクリアファイルかA4サイズの厚紙2枚で書類を挟んで入れると丁寧です。

まとめ

ここでは、内定承諾書を送る際の封筒を横書きで書く際の説明を行ってきました。
これまでは、縦書きが一般的でしたが、社名にアルファベットが入った企業も増えてきており、横書きで封筒を作成した方が美しく見える場合も多いでしょう。
省略をしない、正式名称を用いるなどの基本的な部分は、縦書きと大きな違いはないですが、こちらを参考にしていただくことで、縦書きとのちょっとした違いや疑問点が解消できたのではないかと思います。

内定承諾書の送付は、就職活動の集大成といってもよい最後の大仕事でしょう。たかが封筒と感じられるかもしれませんが、しめくくりで気を抜くかどうかで、今後の将来も大きく変わってくると思いますので、最後の最後まで気を抜かずに頑張ってほしいと思います。
住所、社名、担当者名などが間違っていると相手の気分を害してしまいますので、書き上げてから、しっかりとチェックをして間違がないか確認した上で投函しましょう。

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。