内定承諾書|「封筒」の色・書き方・添え状・郵送方法のマナー

会社から内定を頂くと、一般的に内定通知書とともに「内定承諾書」という書類が一緒に送付されてきます。内定承諾書は、学生が内定先に就職することに同意して入社する旨を内定先に通知する書面です。

内定承諾書を内定先に送付する際に、封筒の色の選び方や書き方、添え状の書き方など、郵送方法について迷ってしまう人も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、そのような不安を解消するために内定承諾書を送付する際に気を付けるべきポイントを解説していきたいと思います。本記事を読むと、自信を持って内定先に内定承諾書を郵送することができるようになるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

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内定承諾書|「封筒」の選び方

それではまず、内定承諾書を送付する際の封筒の選び方の注意点を説明していきます。全て基本的なことばかりですが、意外と知らなかったり勘違いしていることがあります。念のため、封筒を選ぶ前に確認してみてください。

内定承諾書|封筒の選び方―サイズ

封筒のサイズを選ぶポイントは、送付する書類と同じ大きさの封筒を選ぶことです。ですから、企業から送られてきた内定承諾書と同じ大きさの封筒を選ぶと良いでしょう。一般的に良く使用される封筒のサイズは「角形2号」と「長形3号」です。

角形2号は、A4サイズの書類を折らずに入れることができる大きさです。また、長形3号はA4やB5サイズの書類を三つ折りにして入れることができる大きさです。サイズの選び方としては、内定先から内定承諾書が折らずに郵送されてきた場合には角形2号を選び、三つ折りなど折られて郵送されてきた場合は、長形3号を選ぶと良いでしょう。

内定承諾書|封筒の選び方―色

封筒の色は「白」と「茶」が一般的に良く使われています。正式な書類を送付する際は「白」封筒が良く使われますので、内定承諾書を送る際は「白」封筒で郵送するようにしましょう。また、模様や柄などが印刷されていない無地の封筒を選びましょう。

内定承諾書|「封筒」の書き方

封筒の選び方と同様に全て基本的なことばかりです。しかし、意外と知らなかったり勘違いしていることがあります。念のため、封筒を書く前に再度確認してから書きましょう。

「封筒」の書き方【表面】

郵便番号と住所に誤記が無いように注意して書きましょう。建物名などを省略してしまうと、誤配の原因になります。送付先を確認して正確に記載するようにしてください。
封筒の書き方で重要なのは次のポイントです。

・都道府県や建物の名称を省略せずに、正確に記載する
・郵便番号を記載する枠がない場合、封筒の右上部に横書きする
・住所は切手を貼る場所から数㎝間隔を空けて書き始める。建物名は改行して書く。

同名の市区町村が存在する場合もあるので、誤配を防止するため都道府県も省略せずに書きましょう。建物名についても同様です。

会社名を間違って書くことは大変失礼にあたります。通称ではなく正式名を書きましょう。勘違いを防ぐために、書く前に会社の資料を確認しましょう。また、株式会社や有限会社を(株)や(有)なども、省略せずに「株式会社」「有限会社」と記載するようにしましょう。

宛名は部署名や担当者名まで正確に書きましょう。誤配送を防ぐだけでなく、社内で担当者の手元に渡るのが早くなります。できるだけ詳しく書くことをおすすめします。
宛名の書き方のポイントは次の通りです。

・住所よりも大きめに書く。
・会社名だけの場合は、会社名の後に「御中」と記載する。
・担当者が分かる場合は、会社名、部署名、担当者の氏名及び「様」と記載する。
・担当者が分からない場合は、会社名、部署名、採用ご担当者様と記載する。

担当者が分からない場合は、会社にもよりますが、連絡をして確認することもスムーズに担当者に内定承諾書が届くので、良い手段であると言えます。また、入社前から丁寧な印象を与えることができ、入社後の評価を上げる効果も期待できます。
繰り返しになりますが、返信用封筒を使う場合は、宛名の「行」を「様」又は「御中」に書き換えることを忘れないようにしましょう。

内定承諾書は重要な書類ですので、紛失を防ぎ、担当者の方々が一目見てわかるように「赤字」で「内定承諾書在中」と記載しましょう。また、赤色で枠も書き加えるとより分かりやすくなるでしょう。はっきりと内定承諾書在中の記載が書かれていれば、担当者が、後回しせずに扱うことになるでしょう。横書きの封筒であれば、記載する場所は封筒の右下の部分です。

切手の貼り忘れに注意しましょう。切手は封筒の左上に貼り付けます。いくら分の切手を貼ればいいかわからない場合があるかもしれないので、郵便局に直接足を運んで封筒の重さを測った上で切手を購入して貼り付けると確実に料金不足という失敗を犯すことはなくなります。

内定承諾書の書き方【裏面】

封筒の裏面には、「投函日」、「郵便番号」、「差出人」、「封緘」を書きます。
投函日は、封筒裏面の左上に算用数字で書きます。提出期限より前もった時期に投函していれば、スピーディな仕事ぶりを見込まれ、好印象を得られるでしょう。
裏面に記載する郵便番号と差出人は、郵便物を届けるために使う情報ではないので、表面よりも小さい文字で書いてかまいません。横書きの場合は、封筒の右下に記載します。郵便番号を記載したら、その下に住所を記載します。表面と同様に都道府県を省略せず、正式な住所を記載しましょう。番地をハイフンで省略せず、マンションやアパート名も正式名称で記載してください。郵便番号と住所の初めの文字をそろえるときれいに見えます。
住所を記載したらその下に氏名及び在籍学部名等を記載します。これらは右詰を意識することによって整って書かれているように見えます。氏名は、誰からの書類であるかをはっきりさせるために住所などより大きく書いたほうがわかりやすいです。
内定承諾書を封筒に入れて、糊付けをして封をしたら封緘を書き入れます。封緘は、「〆」、「封」、「緘」のいずれかを使います。封緘が書き入れられていないということで、特段の問題はありませんが、あったほうが丁寧な印象を与えることができるでしょう

内定承諾書|「封筒」には添え状を入れよう!

ご説明したように、添え状は、パソコンでも手書きでも作成することができます。しかし、添え状に記載すべき内容は決まっています。例えば、添え状を添えずに内定承諾書だけ送付をしたり、内容が不完全な添え状を添付してしまうと、人事担当者の心証を悪くしてしまいます。添え状に記載すべき内容は決まっているので、本記事を参考にしながら準備してみましょう。

添え状に記載する項目:「発送日付」

添え状に記載する日付には、投函日を記載しましょう。
和暦、西暦のどちらでも問題ありませんが、内定承諾書の記載方式に合わせましょう。

添え状に記載する項目:「宛先」

宛先は省略せずに正式名称を記載しましょう。
例えば「●●●●株式会社 人事本部 宛に送ってください」と指示があった場合は、「●●●●株式会社 人事本部 御中」に変更して記載します。

添え状に記載する項目:「発送元」

あなたの「住所」「氏名」「連絡先」などの発信者情報を、内定先企業の宛先よりも少し下側の位置に書きましょう。

添え状に記載する項目:「件名」

「内定承諾書の送付について」などの件名を記載して、書類を送付した目的が分かるようにしましょう。

添え状に記載する項目:「頭語・結語」

基本的にビジネス文書は「拝啓」で始まり「敬具」で終わります。他にも「謹啓」「謹白」/「前略」「草々」などのパターンがありますが、添え状で使用するのは一般的ではありません。

添え状に記載する項目:「あいさつ文」

「拝啓」のあとには「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などの挨拶文が入ります。

添え状に記載する項目:「本文」

本文では、内定を頂いた感謝の気持ちと入社後の意気込み、内定承諾書を送付する旨をシンプルに記載しましょう。

例:「この度は、採用内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社後は貴社の社員として貢献できるよう、精進していく所存です。何卒、御指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。つきましては、ご依頼いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。」

添え状に記載する項目:「記書き」

記書きには、本文に示した「下記書類」など、送付書類の詳細を具体的に記載します。
・本文を改行して、中央に「記」と記載をします。
・「記」の下に箇条書きで「送付書類名」と「数」を記載します。
・右下に「以上」と記載します。

内定承諾書|「封筒」を送る際の注意点

内定承諾書を入れる封筒に必要事項を書いている際に、書き間違えてしまうことがあるかもしれません。そうしたときは、二重線で訂正したり、修正ペンや修正テープを使いたくなるという衝動に駆られるかもしれませんが、気を取り直して改めて新しい封筒を使って書き直しましょう。

修正された封筒を送るということは、非常に失礼にあたります。それだけではなく、これから入社する覚悟があるのか担当者から疑問を抱かれる可能性も否めません。面倒に感じても人生の大事なところですので、気を取り直して丁寧に書き直しましょう。

封緘を書く前に「内定承諾書」を封筒に入れなければなりません。その際の入れ方についても付け加えて説明します。封筒には、「添え状」、「内定承諾書」、「その他の書類」という順番で入れます。書類の折れを防ぐためにクリアファイルかA4サイズの厚紙2枚で書類を挟んで入れると丁寧です。

まとめ

今回は、内定承諾書を郵送する際の「封筒の選び方・書き方・送り方」や、「添え状の書き方」について解説し、次のようなポイントを挙げました。

【内定承諾書|封筒の選び方】
・封筒を選ぶ際は、送付する書類と同じ大きさの封筒を選ぶ
・封筒の色は無地の「白」封筒を選ぶ

【内定承諾書|封筒の書き方】
・封筒表面には宛先、宛名、内定承諾書在中を記入する
・宛名は「御中」「様」など敬称に注意する
・内定承諾書在中と赤字で記入する
・封筒裏面には投函日、差出人住所、差出人氏名を記入する。
・丁寧な字で書き誤字脱字がないか確認する
・封書にして〆を書く
・切手を貼り郵送する

【内定承諾書|添え状の書き方】
・添え状は、手書きやパソコン入力、A4サイズで作成する
・記入日付、宛名、差出人名、タイトル、本文、同封書類を記入する
・内定承諾書やその他の書類とともに封筒に入れる

以上のようなことを踏まえて、内定承諾書の封筒と添え状を書き、郵送することは、あなたの社会人経験を豊かにする第一歩となるでしょう。1文字ずつ丁寧に記入・作成し、内定先の企業にあなたの誠意を伝えてみてくださいね。

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