内定承諾書|「添え状」を手書きで書いてみよう!

就活の結果、企業から内定が出ると「内定承諾書」の提出が求められます。
内定承諾書を提出するときは、ぜひ手書きの添え状を添付しましょう。

でも、
「内定承諾書の添え状の書き方がわからない…」
「手書きで書くときの注意点がわからない…」
と、悩んでしまう人も多いと思います。

そこで今回は、添え状の書き方や注意点について、解説していきます。
ぜひ本記事を参考に、内定先と良好な関係を築いていただければと思います。

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内定承諾書|「添え状」を手書きで書くメリット

「内定承諾書」とは、学生が企業からの内定を受け入れて、その企業に入社することを表明する書類です。企業によって「入社誓約書」や「入社承諾書」と呼ぶケースもあります。
一般的には内定通知書と一緒に同封されており、学生は入社意思が確定した段階で、内定承諾書に署名捺印して企業に返送します。

内定承諾書を送るときには、添え状を同封するのがマナーです。
添え状は「パソコンで作成する方法」と「手書きで作成する方法」の2つのパターンがあります。一般的にはパソコンで作成するケースが多いですが、手書きで作成した場合には、2つのメリットがあります。

メリット1:印象が良くなることがある

添え状を手書きで書くことで、添え状を通じて相手に「感謝の気持ち」を伝えることができます。ほとんどの書類がパソコンで作成される現在において、手書きの添え状が届くことは非常に少ないです。その中で、あえて手書きの添え状を送ることは、受け取る人に意外性と驚きを与えることができます。また、文字を通して誠実な人柄を伝えることができます。

特に内定先が中小企業や家族経営である場合や、手書きの業務が多く発生する仕事の場合は、ぜひ手書きで添え状を作成しましょう。その一手間で、入社前から好印象を与えることができます。作成する際は、達筆である必要はありませんが、丁寧に書くことを忘れないようにしましょう。

メリット2:あなたの個性を伝えることができる

昔から手書きの文字には、その人の人柄が現れると言われています。文字のバランスや大きさ、丁寧さなど、添え状を通じてあなたの「人となり」が伝わります。
特に、仕事への熱意や意欲、人柄などを選考基準として重視する企業から内定を貰った場合は、添え状を手書きにすることをオススメします。

内定承諾書に手書きの添え状を添付すると、あなたの入社後の熱意や意欲、人柄の良さなどがより具体的に伝わり、入社前にあなたを会社にアピールする機会となります。

内定承諾書|「添え状」は手書きで書くのがマナー?

ご説明したように、添え状は、パソコンでも手書きでも作成することができます。しかし、添え状に記載すべき内容は決まっています。例えば、添え状を添えずに内定承諾書だけ送付をしたり、内容が不完全な添え状を添付してしまうと、人事担当者の心証を悪くしてしまいます。
添え状に記載すべき内容は決まっているので、本記事を参考にしながら準備してみましょう。

添え状に記載する項目:「発送日付」

添え状に記載する日付には、投函日を記載しましょう。
和暦、西暦のどちらでも問題ありませんが、内定承諾書の記載方式に合わせましょう。

添え状に記載する項目:「宛先」

宛先は省略せずに正式名称を記載しましょう。
例えば「●●●●株式会社 人事本部 宛に送ってください」と指示があった場合は、「●●●●株式会社 人事本部 御中」に変更して記載します。

添え状に記載する項目:「発送元」

あなたの「住所」「氏名」「連絡先」などの発信者情報を、内定先企業の宛先よりも少し下側の位置に書きましょう。

添え状に記載する項目:「件名」

「内定承諾書の送付について」などの件名を記載して、書類を送付した目的が分かるようにしましょう。

添え状に記載する項目:「頭語・結語」

基本的にビジネス文書は「拝啓」で始まり「敬具」で終わります。他にも「謹啓」「謹白」/「前略」「草々」などのパターンがありますが、添え状で使用するのは一般的ではありません。

添え状に記載する項目:「あいさつ文」

「拝啓」のあとには「貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」などの挨拶文が入ります。

添え状に記載する項目:「本文」

本文では、内定を頂いた感謝の気持ちと入社後の意気込み、内定承諾書を送付する旨をシンプルに記載しましょう。

例:「この度は、採用内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
入社後は貴社の社員として貢献できるよう、精進していく所存です。何卒、御指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。つきましては、ご依頼いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。」

添え状に記載する項目:「記書き」

記書きには、本文に示した「下記書類」など、送付書類の詳細を具体的に記載します。
・本文を改行して、中央に「記」と記載をします。
・「記」の下に箇条書きで「送付書類名」と「数」を記載します。
・右下に「以上」と記載します。

内定承諾書|「添え状」を手書きで書く方法

手書きで書くことに苦手意識がある人の中には「自分の字に自信がない」「字が下手なので書きたくない」という人も多いのではないでしょうか?
そこで、手書きの字が上手く見えるポイントをご紹介したいと思います。

大きく書いてみましょう

手書きに苦手意識がある人は「自分は字が下手だから書きたくない」という気持ちが文字に現れてしまい、小さく文字を書いてしまうケースが多いです。しかし、小さい文字はそれだけで、弱々しく下手に見えてしまいます。大きく書くことを心がけるだけで、文字が力強くなり、上手に見えます。

太字で書いてみましょう

小さな文字と同様に、細いペンで文字を書くと弱々しい印象になりがちです。太字のペンで書くことで、文字も自然と大きくなりますし、読み手にとっても読みやすく明るい文字となります。

青のインクを使ってみましょう

一般的にビジネスでは黒のインクが使われます。しかし、青のインクを使用しても失礼には当たりません。また、青のインクを使うことで、読み手に明るい印象を与えることができます。インクと紙との相性を考えてみても良いかもしれません。あなたのセンスや人柄を伝えることができます。

メリハリをつけてみましょう

文字をすべて同じ大きさで書くことは避けましょう。漢字とひらがなでは、漢字を大きく書いた方がバランスは良くなります。また、同じ漢字でも、字画が多い漢字は大きく書いた方がバランスも良くなりますし、読み手も読みやすくなります。

内定承諾書|「添え状」を手書き以外で書く場合

内定承諾書の添え状をパソコンで作成する人もいるかと思います。その場合の作成のポイント・注意点などをご紹介していきたいと思います。手書きで作成する人も参考になるポイントがあるので、ぜひご確認してみてください。

用紙のサイズはA4で1枚にまとめましょう

人事担当者には毎日大量の書類が届きます。ですから、添え状もビジネスで一般的に使用されているA4サイズで作成すると、担当者が管理しやすくなります。また、添え状は内定承諾書の添付書類ですので、複数枚で作成せずに、1枚に収めましょう。「一筆箋」などはビジネスではあまり使用されないので使用は控えましょう。

横書きで作成しましょう

ビジネスで作成される書類は、横書きが一般的です。添え状も横書きで作成しましょう。
しかし、内定承諾書が縦書きの場合は、添え状も縦書きで作成しても差し支えありません。

文体は「です」「ます」調で作成しましょう

内定承諾書の添え状は、内定を頂いた企業にお礼の気持ちを伝えるビジネス文書です。ですから、「です」「ます」調で記載するのがマナーです。不適切な言葉使いや、誤字脱字があると、せっかくお礼の気持ちを伝えようとしても、台無しになってしまいます。ぜひ、発送前に、不適切な言葉遣いや誤字脱字がないか、最終チェックを忘れずに行いましょう。

まとめ

今回は、内定承諾書の添え状を手書きで作成するメリットや注意点についてご紹介させていただきました。添え状を手書きで作成することは、パソコンで作成した場合と比較すると、時間や手間がかかりますが、以下のようなメリットがあります。

・内定承諾書の添え状を手書きで作成すると、内定先の企業に「内定を頂いた感謝の気持ち」が伝わりやすくなります。パソコンで作成された書類が多い中で、手書きの添え状が届くことで、あなたの入社意欲や熱意・人柄などを伝えることができます。

・内定承諾書の添え状を手書きで作成することは、内定先が中小企業や家族経営である場合に、特に有効になることが多いです。達筆である必要はありませんが、丁寧に気持ちを込めて作成しましょう。

・内定承諾書の添え状は、パソコンで作成してもマナー違反ではありません。しかし、添え状を添えずに内定承諾書のみ送付することや、不完全な添え状を添えて送付ことは、マナー違反です。添え状に記載する内容は決まっているので、作成前後に漏れがないか確認しましょう。

就活を始めてから希望の企業に内定を貰うまでには、多くの苦労があったと思います。
せっかく縁あって入社することを決めた企業です。ぜひ、内定への感謝の気持ちと入社後の意欲を、手書きの添え状に記載してみて下さい。きっと、これからの始まるあなたの社会人生活にプラスになるはずです。

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