【聞かれても困らない!】スムーズな内定辞退理由の伝え方

就職活動も終盤になってくると、内定辞退をしなければならないという悩みにさいなまれるかと思います。できることならば、やりたくない気が重いやり取りかであることは間違いありません。しかしながら、社会人として踏み出すにあたって、誠実かつ確実に行わなければならないことの一つと言えるでしょう。
これから内定辞退の理由の伝え方を詳しく説明していきます。

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内定辞退理由は正直に伝えた方が良いか

複数の企業から内定を出していただいた方は、第一志望以外の企業に対して辞退することを伝えなければなりません。内定辞退をする場合、理由を正直に伝えてしまったら企業にとって失礼にあたるのではないかと心配してしまうのではないでしょうか。正直に伝えるか、適当な理由を取り繕ってごまかすかで悩んでいるかもしれません。

実際のところ、内定辞退を伝えるときに自分から辞退する理由を詳細に伝える必要はありません。しかしながら、企業側からある程度は理由を説明するように求められることはあります。そこでは、あまりにも馬鹿正直に「より福利厚生が良い企業の内定を得た」、「より高待遇の企業から内定を得た」、「ブラック企業であるとのうわさを聞いた」といった辞退する企業を批判するような説明は絶対に避けましょう。

内定辞退の理由を説明する際に、嘘をつくのは禁物です。内定辞退の理由が事実であっても、円満に辞退できるように伝え方を工夫しましょう。

誠意が伝わる内定辞退理由の伝え方

内定を出してもらったのにもかかわらず、辞退をしてしまうことは気が引けるかもしれませんが、企業は、内定辞退者が出た場合に追加採用などの業務を行わなければならないので、辞退の決意が固まったらなるべく早くその意思を担当者に伝えましょう。どのように伝えれば角が立たないかを次の6つの理由をもとに見ていきましょう。

〇 第一希望の業種から内定をもらった。
〇 最もやりたかった職種から内定をもらった。
〇 就職活動中に志望が変わった。
〇 より適正に合う企業から内定をもらった。
〇 地元企業から内定をもらった。
〇 企業との相性が合わないと思った。

第一志望の業種から内定をもらった場合は、複数の業種の選考を受けていたことを伝え、「本当に志望していた業種の企業から内定をいただいたので、辞退させていただきます」と正直に伝えましょう。どのような業種であるのかと質問されるとは思いますが、それ以上深く追及されることはないかと思います。

職種についても同様で、入社後に担う仕事が違うことを説明すれば相手側も納得しやすいです。

辞退を伝える企業を第一志望として考えていたとしても、様々な企業の就職説明会や選考を経験していく中で、他業種や他業界に志向が変わってしまう場合があります。当初は面接等で「第一希望」であると伝えていたこととは事実と反することではないので、正直に志向が変わったことを説明すればよいでしょう。

内定辞退を伝える企業と同業種や待遇や条件等も大きく変わらない企業に就職することを決めた場合は、「より私自身の適性が合う企業から内定をいただいた」というやや曖昧な表現を用いて説明するのも有効と言えるでしょう。

地元から離れた地域にある企業に対して内定辞退を伝える場合は、地元で働いて地域や社会に貢献したいという理由付けができます。

理由の説明が最も難しいのが、直感的に内定辞退を伝える企業と自分自身のフィーリングが合わないように感じた場合です。この場合は、具体的な表現を用いにくいのですが「一身上の都合により」のように自分自身の問題を理由として回答するのが良いでしょう。

また、「公務員試験」、「進学」、「就職浪人」、「留年」、「留学」などを決断することで辞退するというケースもあるでしょう。

いずれにせよ、詳細に理由を説明する必要はないのですが、これまで内定を出してくださるまでに割いていただいた多大な労力や時間を思うと失礼な対応はできないと思います。したがって、不義理を詫びながら誠実に向き合いたいところです。

内定辞退理由を伝える方法|電話・メール・手紙

内定を辞退する場合は、電話で行うのが基本です。担当者は早急に追加の内定者を確保する必要が出てくる可能性があり、迷惑をかけてしまうことになりかねません。そのような事態を見据えてメールや手紙ではなく、まずは電話で行うことをおすすめします。

メールと手紙が間違っているというのではなく、内定辞退が緊急性のある案件なので担当者になるべく早く伝えるという配慮の意味合いがあります。メールと手紙は、電話連絡を行った後に補足する意味合いを込めて送るのが良いかもしれません。

以下に「電話」、「メール」、「手紙」による伝え方について順を追って説明します。

内定辞退を伝えることについて「電話だと緊張する」、「メールで行いたい」などと考えてしまう方もいると思いますが、一方的にならず、確実に担当者に伝えて、余計なトラブルを生じさせないようにしましょう。電話が緊張するようであれば、前もって原稿を準備しておくのも良いでしょう。

電話する際は、まず「大学名と氏名」をはっきりと述べ、次に「担当者の所属部署、氏名、肩書きなど」を伝え、取り次いでもらいましょう。電話で担当者とつながったら改めて「大学名と氏名」を伝えましょう。次に「お時間よろしいでしょうか」といったクッションとなる言葉を置いて、話を続ける許可を得てから本題に入りましょう。

本題でまず伝えるべきは「内定を出していただいたことに対する謝意」です。やはり、大変な時間と労力を割いていただいているので、謝意は伝えすぎということはないでしょう。そして、内定辞退をすると伝えます。感謝の気持ちを忘れずに、心からお詫びしなければなりません。ここで、担当者から辞退する理由を聞かれるかもしれないので、「誠意が伝わる内定辞退理由の伝え方」で説明した内容を参考としてください。

担当者が不在である場合もありうるので、電話をとってくれた方に「担当者の在席時間」及び「こちらから改めて連絡すること」を告げて電話を切りましょう。くれぐれもこの時の電話対応もマナーを忘れてはなりません。

内定辞退をすると決めたら「可能な限り早く」に連絡するようにしましょう。電話をかけるタイミングは、一般的に始業直後、昼休憩直後、終業時間前などは忙しい時間帯である可能性が高いので、おすすめできる時間帯は「午前10時過ぎころ」と「午後2時から午後4時ころ」と言えます。

電話をした後に「メール」か「手紙」で内定辞退を改めて伝えることは有効な策であると言えるでしょう。まずはメールの送り方を説明します。

内定辞退の電話をしたら、その日(可能であれば就業時間内)にメールを送信した方が良いです。内定辞退のメールは次の順で書きましょう。

〇 簡潔な件名
〇 宛名
〇 本文1「内定への感謝」
〇 本文2「内定辞退とその理由」
〇 本文3「内定辞退への謝罪」
〇 本文4「企業発展へのお祈り」
〇 署名

メールの件名は「内定辞退のご連絡/氏名」や「内定辞退のお詫び/氏名」などと一見してすぐにあなたの内定辞退に関するものであるとわかるものにしましょう。担当者のメールボックスには大量のメールが日々届くので、あなたのメールが埋もれてしまう危険性から守りましょう。

宛名には、「会社名」、「部署名」、「氏名」を記載します。担当者の氏名がわからない場合は「ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

本文の冒頭では「本日お電話した◯◯です」、「先程はお電話にて失礼いたしました」などの文言から始めると良いでしょう。次にこれまでの内定に至るまでの選考過程及び内定を出していただいたことについて素直に感謝をつたえましょう。

その次に本題である内定辞退及びその理由について書きます。内定を辞退するということは、本当に心苦しいですが、曖昧な表現になってしまうと結論が分からなくなってしまうので端的にはっきりと「内定辞退する」と書くとわかりやすいメールになります。加えて「誠意が伝わる内定辞退理由の伝え方」で説明した内容をもとに理由も簡記しましょう。

内定辞退がわるいことではありませんが、企業に対して迷惑をかけていることに違いはないので心からのお詫びの気持ちを伝えましょう。

最後に「貴社のますますの発展を心より祈念申し上げます」などの表現で締めくくりましょう。

署名は「所属」、「氏名」、「メールアドレス」、「住所」、「電話番号」があれば足ります。

手紙もメール同様、内定辞退の電話をしたら、その日のうちに投函しましょう。

内定辞退を伝える手紙の基本的な注意点は「手書き」、「縦書き」、「白無地の便箋・封筒」で作成することです。

ビジネス用の手紙では「前文」、「主文」、「末文」、「後付け」という順序で書かなければならないというルールがあります。

前文では、 「拝啓〇〇の候」の次に 繁栄を喜ぶ挨拶「貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」などと書きます。〇〇の部分は、季節ごとに変わるので、時候の挨拶を調べて書きましょう。

主文は、メールと同様に「内定への感謝」、「内定辞退とその理由」、「内定辞退への謝罪」を書きましょう。

末文は、「貴社、ますますのご発展をお祈り申し上げます」及び「敬具」で文章を締めくくりましょう。

後付けは、「日付(投函日)、「差出人氏名」、「宛名」の順で記入します。

まとめ

内定辞退についてためらってしまうことで、連絡が取れなくなってしまう学生がいるという話も少なくありません。誠実に感謝とお詫びの気持ちを伝えることで、モヤモヤした気持ちを解消し、すっきりした気持ちで次に進めるのではないでしょうか。

できることならば気乗りのしない内定辞退という連絡はやりたくないかとおもいますが、社会人への第一歩として乗り切ってください。

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