内定辞退連絡に「返信がないとき」の対応方法

就職活動において「内定辞退」とは切っても切れない関係です。

どれだけ多くの会社から内定をもらっても、実際にあなたが入社できるのは一社だけ。
入社を決めた会社以外の内定先には、内定辞退の連絡をしなければなりません。

この記事を読んでいる人のなかには
「内定辞退のメールを送ったのに返信がない…」
など、内定辞退の進め方について悩んでいる人もいるのではないでしょうか?

そこで今回は、
「内定辞退の連絡をしたのに返信がないとき」
の対応方法について、詳しくご紹介していきたいと思います。

この記事を参考に進めて頂ければ、内定辞退をスムーズに進めていくことができるはずです。ぜひ、じっくりと読んで頂いて、実践してみてください。

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内定辞退連絡に返信がない理由

内定辞退の連絡をしても返信がない理由としては、大きく分けて3つの理由が考えられます。その理由によって、当然あなたが次にしなければいけない対応も変わってきます。

返信がない理由としては、以下のように、

1.そもそも内定辞退のメールが届いていない
2.内定先の人事担当者が内定辞退メールを見落としている
3.内定辞退への対応を社内で検討している

の3つの理由が考えられます。
詳しく見ていくことにしましょう。

理由その1:そもそも内定辞退メールが届いていない

送付先アドレスの入力ミスなどで、そもそもあなたが送った内定辞退メールが相手先に届いていない可能性があります。
相手先に届いていない理由としては、

・送信したメールアドレスに誤りがある
・添付ファイルのサイズが大きいため、届いていない
・相手先のメールサーバーに障害があり、届いていない
などが考えられます。

チェック方法としては「送信したメールアドレスを誤って入力していないか」もう一度確認してみましょう。 辞退先から送られてきたメールアドレスに返信した場合も安心できません。署名欄にアドレスを誤って記載している可能性もあります。
また送信メールアドレスが存在しない場合は「User Unknow」というタイトルのメールが届いていることがあります。一度、自分の受信メールボックスを確認してみましょう。

理由その2:内定先の人事担当者が内定辞退メールを見落としている

人事担当者は、採用業務以外にも社内外の多くの人とメールで連絡をしています。多い場合は、1日に100件以上のメールが届くことがあります。そのため、他のメールにあなたが送ったメールが埋もれてしまい、メールを見落としてしまった可能性があります。

対策としては、Outlookでメールを送付する場合は、「開封確認メッセージの要求」を設定しておくことができます。この設定をしておくと、受信者がメールを開封したタイミングであなたに開封通知メールが送信されます。
しかし、この設定をした場合でも、相手が開封確認メッセージの送信を拒否した場合や、相手のメールソフトがWebメールなどで開封確認メッセージに対応していない場合は、この機能は使用できません。 

3.内定辞退への対応を社内で検討している
あなたに内定を出した会社は、採用活動に多くの労力と費用をかけています。会社は一定数の内定辞退者を見越して内定を出しています。しかし、内定辞退者が予定よりも多くなってしまった場合などでは、再度採用活動を介する必要が出たりするため、できるだけ内定辞退者を出したくないというのが本音です。そのため、社内で内定辞退者への対応を検討している可能性があります。

また、あなたが非常に優秀でぜひ採用したい人材だった場合も、内定辞退を翻意させるための対応方法を考えていて連絡が遅れている可能性があります。

内定辞退連絡に返信がないときの対応方法

内定辞退の連絡をしたのに連絡がこない場合、どうしたら良いか悩んでしまうと思います。
結論から申し上げると、その場合は会社に一度電話をしてみるのがオススメです。

返信がない理由が「担当者がメールの見落とした場合」と「内定辞退を翻意させるために社内調整をしている場合」では、あなたがこれからしなくてはいけない対応も変わってきます。現在の状況を確認するためにも、会社に電話をして、現状を確認してみましょう。
返信がないことを放置してしまうのは、後々トラブルにもなりますので厳禁です。

内定辞退連絡に返信がないときの電話連絡

それでは、電話連絡方法の参考例をご紹介していきたいと思います。
内定先の業種などによって、忙しい時間帯や担当者が対応できる時間帯が異なるので注意が必要です。あくまでも、大まかな流れを確認するためにご利用ください。

<1.連絡する時間帯 >
就業時間中に電話をしましょう。ただし、始業時間直後は業務が立て込んでいることが多いので、始業から少し時間を置いてから電話するようにしましょう。また12:00〜13:00前後は、昼休憩のため離席していることが多いので電話は避けるようにしましょう。
終業時間以降に電話をするのもマナー違反なので避けましょう。

<2.担当者が不在だった場合>
担当者が外出や打ち合わせのために離席している場合、電話を受けて頂いた方に連絡があった旨の言付けをお願いしましょう。また、担当者が在席している時間帯を確認しても良いでしょう。

<3.担当者に電話連絡をする場合の問い合わせ例>
学生:「いつもお世話になっております。私、■■大学の●●と申します。
   人事部の▲▲様をお願い致します。」
受付:「人事部の▲▲ですね。承知いたしました。
   おつなぎいたしますので、少々お待ちください。」
人事:「お電話代わりました。担当の▲▲です。」
学生:「いつもお世話になっております。先日内定を頂きました■■大学の●●です。
   お忙しいところ申し訳ございません。今少しお時間頂いても宜しいでしょうか?」
人事:「はい。大丈夫です。」
学生:「先日、内定を辞退をしたい旨のご連絡をメールで送らせて頂きましたが、
    届いていましたでしょうか?」
人事:「ご連絡が遅くなり申し訳ありません。拝読させて頂いております。」
学生:「こちらこそメールでのご連絡となり申し訳ございませんでした。
    本来は御社にお伺いしてご説明するべきなのに、
    メールでのご連絡となってしまい大変失礼いたしました。」
人事:「いえいえ、●●さんにご入社頂けないことは大変残念ですが仕方ないですね。
    これからのご活躍をお祈りしております。お電話頂きありがとうございました。」
学生:「ありがとうございます。こちらこそ御社のご発展をお祈りいたしております。
    それでは失礼いたします。」

内定辞退連絡の返信には再度返信した方が良い?

多くの場合、内定を辞退する旨のメールを送付すると、採用担当者から内定辞退メールに対して返信が届きます。その返信に対して「再度返信した方がいいのか?」、「どのように返答すれば良いのか?」など、迷ってしまう人も多いかも知れません。

結論から申し上げると、内定を辞退する旨が伝わっていて、内定辞退についても先方から了承を得られていれば、あらためて再度返信する必要はありません。

会社としては、内定辞退の連絡があったタイミングで、あなたの内定辞退は確定して、次の内定候補者を探したり、人員計画を見直すなどの対応にシフトしています。そのため、特に返答を求める内容でなければ、メールの返信は必須ではありません。

内定頂いたことや、辞退への謝罪の気持ちをあらためて辞退先に伝えたい場合は、簡潔な文面でその旨を返信しても問題ありません。

内定辞退連絡の再返信メール例文

内定辞退連絡の再返信メールの例文を参考に記載いたします。
先ほどご説明した通り、返信は必須ではありませんが、返信する場合に参考にしてみてください。

内定辞退連絡の再返信|メール例文①

==========================
株式会社▲▲▲▲
人事部 ●● 様

お世話になっております。
■■です。

ご丁寧にご返信いただきまして誠にありがとうございます。
面接をご担当頂きました●●様をはじめ、貴社の皆様には、
心から感謝しております。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。


氏 名:■■ ■■
学校名:日本東京大学
電 話:080-1234-5678
E-mail : aaa@nihontokyo.com


==========================

内定辞退連絡の再返信|注意点


注意点①:「内容を簡潔に書こう」
メールの内容は要点を簡潔に書くようにしましょう。要点がハッキリしないメールは、意味を理解するのに労力がかかるだけでなく、意味の取り違えなどトラブルにもなり兼ねません。

メールの件名は「内定辞退について」など、簡潔に書きましょう。件名だけで「何のための連絡か」把握でき、担当者も対応しやすくなります。

また、やりとりしている途中で件名を変更するのはマナー違反です。途中で件名が変わってしまうと、過去の履歴を遡りづらくなってしまいます。特に必要がなければ、件名は変更せずにそのままにしておきましょう。

注意点②:「メールには署名をつけましょう」
あなたの「氏名」「連絡先」担当者が一目でわかるように、メールの最下部の位置に「署名」記載しましょう。

記載内容は、
・氏 名
・学校名
・電話番号
・メールアドレス
などを記載しましょう。

まとめ

今回は、内定辞退に関して「連絡しても返信がない場合」や「返信方法」についての解説をしてきましたがいかがでしたでしょうか?
内定辞退は、内定を貰うまでとは違う気遣いや手間がかかります。 
しかし、自分が内定を承諾して入社すると決めた会社で気持ちよくスタートをするために必要な過程です。ぜひ本記事を参考にしながら対応をしてみてくださいね。

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