就活生必見!ob訪問のリマインドメールって?

リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です!ob訪問は順調ですか?せっかく一生懸命活動しているのですから、少しでもいい条件&やりがいを持って働ける職場に採用されたいですよね。今回は、そんな方向け「ob訪問のリマインドメール」に関するお話です。

おすすめの就職サービス

リマインドメール要?ob訪問について

そもそもまずob訪問とはどのような活動なのかについて、お話ししていきます。ob訪問とは「就職活動を通して、疑問に思った事柄や自身が立てた仮設に対し、実際に該当する企業で働くob・ogからのフィードバックを受けることで、理解を深める場」とされています。

【リマインドメール】ob訪問の目的は?

ob訪問は対外的には任意ですが、今や就活においては必須の活動と言えます。ob訪問を行う上で大切なのは、その目的を明確にすることです。ではその目的を見ていきましょう。

パターン①【自己分析の精度】

目的の1つ目は、ob訪問での対話を活用し、就活生の自己分析をサポートしてもらうことです。ob訪問を正しく活用すれば、あなた自身の自己prの内容をブラッシュアップできます。

パターン②【業界研究の精度】

目的の2つ目は、就活生の業界研究の結果が正しいかどうかを検証したり、四季報や記事などの二次情報では得られない情報を得ることで、業界理解や企業理解を改善することです。

パターン③【内定に近づく】

目的の3つ目は、内定獲得に近づくことです。ほとんどの企業では、ob訪問を行った回数、ob訪問での印象・パフォーマンス等を評価し、本選考を行う上で、その評価内容を活用しています。ob訪問で高い評価を獲得することで、特別選考ルートに乗せてもらえたり、一部の選考ステップが免除になったりなどの場合があり、結果として内定獲得へ近づきます。

ob訪問のカギ?リマインドメールとは

就活生はスケジュール管理が重要になるため、リマインドメールの意味や必要性を知っておいた方がいいでしょう。「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」という意味です。一般的に、「リマインドメールを送る」という風に使われるビジネス用語です。

ビジネスで使われるリマインドメールは、再確認をするという意味合いが強いです。書類の提出や会議の日程、懇親会の出欠など、期日が迫っているシチュエーションで用いられます。リマインドメールの必要性や書き方を知って、就活をスムーズに進めてくださいね。

【ob訪問】リマインドメールの特徴は?

リマインドメールには、相手に最速や予定の確認を促す性質があります。相手に不快な思いをさせないためにも、メールの書き方におけるポイントを押さえておくことが大切です。リマインドメールを送る際は、クッション言葉が重要になります。クッション言葉とは、相手に対し敬語と共に、印象を柔らかくする目的で使われます。例えば、「恐れ入りますが」「お手数おかけしますが」「申し訳ございませんが」などが、クッション言葉となります。

このように「コミュニケーションを円滑に且つ丁寧にする」ためのクッション言葉ですが、誤った使い方をしてしまってうと、逆に相手に悪い印象を与えてしまう場合があります。したがって、メール作成後は必ず一度確認し、相手に失礼のない送信を心がけてくださいね。

ob訪問にリマインドメールは必要?

ob訪問の第一歩は、志望企業に勤務しているob・ogにアポイントを取ることです。一般的には電話やメールでアポ取りを行いますが、現在ではマッチングアプリも数多く存在します。無事にアポ取りが完了したら、前日に確認メール(リマインドメール)を送りましょう。ここでは、なぜその必要があるのか、またその意味は何なのかについてお伝えします。

パターン①【思い出す】

確認メールには、「リマインド」の意味があります。先方は日々忙しく仕事をする社会人です。忙しさに紛れて、後輩とのob訪問を忘れてしまうという場合も十分あり得ます。それを、前日に確認メールを送ることによって思い出してもらうという役割があるのです。

パターン②【思い違い】

約束の内容について、どちらかの思い違いや記憶違いという場合もあり得ます。それを正すためにも、前日の確認メールは有効です。前日に確認できていれば、もし先方がob訪問の約束を忘れていて、その時間に仕事を入れてしまっていたなどの場合でも、その段階で日時変更ができます。そのため、「すっぽかし」や「ドタキャン」などの事態を避けられます。

【ob訪問】リマインドメールの内容は?

それでは次に、リマインドメールの内容について見ていきましょう。ポイントは4つです。

ポイント①【件名】

1つ目のポイントは、リマインドメールの件名に「メールの内容」「大学名」「自分の名前」の3つの項目入れることです。その理由は、相手が一目で何のメールなのか判断できるようにするためです。社会人は毎日膨大な量のメールを処理しています。したがって「瞬時にどういう用件なのか分かるメールを送る」ということは、相手にとって非常に重要です。

ポイント②【宛名】

2つ目のポイントは、リマインドメールの宛名に「相手の所属企業名(所属部署・所属課)」「相手の名前」の2つの項目を入れることです。㈱などは略さずに入力しましょう。

ポイント③【本文】

3つ目のポイントは、リマインドメールの本文に「冒頭の挨拶」「日時や場所」「締めの挨拶」の3つの項目を入れることです。挨拶で詳細を挟むと、上手く内容がまとまりますよ。

ポイント④【署名】

4つ目のポイントは、署名に「自分の所属大学・学部・学科」「自分の名前」「自分の電話番号」「自分のメールアドレス」の4つの項目を入れることです。署名を記すことによって、相手は誰からメールが来たのか、一目でわかります。ぜひ、参考にしてくださいね。

【ob訪問】リマインドメールのNG例って?

さてここからは、リマインドメールのNG例について見ていきたいと思います。NG例とはつまり、「相手を不快にさせてしまう可能性のあるメール」です。5パターンあるようです。

パターン①【件名に「リマインドメール」】

件名に「リマインドメール」と書いてしまうと、不愉快に感じる人がいます。なぜかというと、「約束覚えてる?返事がまだだから催促メールを送ったよ」という印象を相手が持ってしまうからです。そのため、件名には「リマインドメール」と書かずに、「明日のob訪問につきまして」や「明日のob訪問に関しまして」などと言い換えるようにして下さいね。

パターン②【~でよろしかったですか?】

本文入力のNG例としてありがちなのは、「明日は○○時に伺うということでよろしかったでしょうか?」などという言い回しです。この「~でよろしかったですか?」は、アルバイト店員などがよく口にしますが、社会人としては不適切です。ob訪問はこちらからお願いして伺うのですから、「~でよろしかったですか?」という言い回しは避けてくださいね。

パターン③【本文中に「確認」を使う】

「念のため確認させて頂きます」などのように書くことも、相手を不快にさせる可能性があります。なぜかというと、「確認」という意味が全面に出てしまっていることによって、「お忘れだといけないので」という含意が透けて見えてしまうからです。ご注意下さい。

パターン④【本文中に「思います」】

この言い回しも、つい使ってしまいがちな言い回しですので、注意が必要です。例えば、「明日、伺いたいと思います」などですね。ob訪問の約束をすでにしてあって、その前日に送る確認メールなのですから、「思います」は不適切な表現となってしまうのです。

【ob訪問】リマインド以外のメールって?

さて就活においては、リマインドメール以外にもob・og宛に送るメールがあります。それは「打診メール」と「お礼メール」の2種類です。それぞれについて見ていきましょう。

パターン①【打診メール】

打診メールとは、就活時にobの先輩の方を紹介して頂く時などに送るメールです。先方の会社の方を紹介してもらうのであれば、「お手数おかけしますが」「突然のご相談で恐縮ですが」「申し訳ありませんが」などといったクッション言葉を使用しましょう。また、メールを送る際は誤字がないか、最終チェックをしてから送信するようにしてくださいね。

パターン②【お礼メール】

このメールはob訪問が終わった後に、担当してくれたob・og宛に直接送るメールです。お礼のメールを送ることによって、面接で伝えられなかったあなたらしさを知ってもらえるかもしれません。熱意を伝えようとして長文になりがちですが、お礼の言葉はスマートにしましょう。署名には大学名や学部、氏名、連絡先を書きます。連絡先とは、住所、電話番号、携帯電話番号、メールアドレスなどを、相手との関係性や状況に応じて記載して下さい。

就活生必見!ob訪問のリマインドメールって?のまとめ

さて今回は、就活生の方にオススメの「ob訪問におけるリマインドメール」についてのお話でしたが、いかがでしたでしょうか?ob訪問を受けてくださる先輩を不快にさせないようなリマインドメールの書き方がお分かり頂けたかと思います。ぜひ皆さんもこの記事を参考にしていただいて、最適なリマインドメールを送り、ob訪問を成功させてくださいね!

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。