ob訪問における日程調整メールって何?

リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です!ob訪問は順調ですか?ob訪問といえども、対外的なコンタクトを取る大事な機会です。メールのやりとりは大切ですよね。今回は、そんな就活真っ只中の皆さま向けに「ob訪問の日程調整メール」に関するお話です!

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【日程調整】ob訪問に必要なメールって?

さてまずは、ob訪問におけるメールの種類についてお話ししていきますね。ob訪問に必要なメールは全部で6つと非常に多いですが、テクニック次第では省略することもできます。

パターン①【依頼メール】

ob訪問の第一歩は、的確なobに訪問を依頼することから始まります。やっと見つけたobにぜひ受け入れてもらえるよう、正しい依頼メールを作成・送信することはとても大切です。

依頼メールを送る際は必ず、どういった経緯で相手の連絡先を知ったのか明記するようにしましょう。突然、見知らぬ人からメールが来れば、警戒されたり不審がられてしまうかもしれません。個人情報の流出に敏感になっている現代で、ルートが分かることは大切です。

パターン②【返信メール】

自分が送った依頼メールに対して先輩が返信を送ってくださった場合は、ob・og訪問を承諾してくれたか否かに関わらず、メールを送りましょう。たとえ訪問を断られてしまったとしても、リアクションをしてくれたことに対して、感謝の気持ちを伝えることが大切です。

ob・og訪問を受け入れて下さった場合、当日聞きたいことがまとまっているのであれば、その内容をメールに書き添えましょう。後日改めて「質問メール」を送る手間が省けます。

また社会人は業務の都合上、急にスケジュールが変更になることがあります。一番繋がりやすい連絡先を改めて明示しておくようにしましょう。こうすれば相手にとっても安心です。

パターン③【質問メール】

ob訪問では、事前に質問事項をまとめたメールを送った方が、obの方が回答しやすいという特徴があります。ob・ogが質問を事前に把握することによって、回答内容を考えたり、分からない情報を事前に問い合わせて頂けることがあるからです。場合によっては、関連資料を持参してくれたり、自分よりも詳しい担当者に聞いておいてくれるかもしれません。

質問内容は、「仕事内容に関する情報」「職場の雰囲気に関する情報」「会社の事業に関する情報」「就職活動に関する情報」の4点に関することがいいでしょう。あくまでも、会社のホームページを調べればわかる内容などではなく、ob・ogの方からでないと聞き出せない情報であることが大切です。その情報をどれくらい聞き出せるかがカギとなるのです。

パターン④【リマインドメール】

質問メールを送ったら、後は当日待ち合わせ場所に向かうのみ…とお思いの方は、少し注意が必要です。なぜなら、この段階でも「リマインドメール」を送った方がいいからです。

「リマインド」とは、「思い出させる」「気付かせる」という意味であり、そのためリマインドメールは「相手に約束を思い出させる」「再確認させる」メールという意味になります。リマインドメールには、互いの認識のズレを埋めることができるというメリットがあります。社会人は日々忙しく業務にあたっていますので、約束を忘れていたり、日時の覚え違いをしている場合も多々あるのが現状です。その修正ができる役割を担っているのです。

また、リマインドメールを送ることによって、相手に丁寧な印象を与える効果もあります。学生のうちから送っていれば、「しっかりした学生だな」という風に捉えられるでしょう。

リマインドメール作成時のポイントは、「リマインドメール」という記載を件名に入れないことです。件名に「リマインドメール」とあると、不愉快に感じてしまう人もいます。なぜなら「あの約束覚えてる?」という印象を相手に与えてしまう場合があるからです。ですのでリマインドメールを送る際の件名は「明日のob訪問につきまして」などにしましょう。

パターン⑤【お礼メール】

ob訪問の後は、対応してくれたobに「お礼メール」を送りましょう。この際のポイントは、「できるだけ当日中に送る」ことです。なぜかというと、時間が経つとお互いに印象が薄れてしまい、儀礼的なものになりがちだからです。ですので当日中か、少なくとも相手が翌日出社した時には届いているように、朝のうちに送っておくのが好ましいと言えます。

お礼メールの内容としては、印象に残った事例や先輩の話から自分が何を学んだかを具体的に書くといいでしょう。メールには、その時感じたことを記録として残しておけるというメリットもあります。当時の気持ちを残しておくことは、その後の面接対策にも有効です。

パターン⑥【報告メール】

無事に内定を頂けた場合、どの企業に就職することになったとしても、お世話になったobの方に報告メールで感謝の気持ちを伝えましょう。繰り返しになりますが、先輩たちは忙しい業務の合間を縫って、あなたのためにアドバイスや自分自身の話をしてくれたのです。

【ob訪問】日程調整メールの役割は?

就活生にとってob訪問は、就活中の情報収集や企業研究に大いに役立つ大切なイベントです。就活生にとっては貴重な機会となりますが、obの先輩方にとっては負担になってしまう可能性もあります。そこで大切なのは、相手の立場になり、失礼のないように注意することです。では日程を決める時には、具体的にどのような点に注意するべきなのでしょうか。

メールで日程調整を行うには、obと複数回やりとりを行う必要があります。この回数は少なければ少ないほど、ビジネスにおいては好ましいとされています。ここでは、できるだけ少ない回数で日程調整を行うためのポイントをお伝えします。ポイントは4つあります。

ポイント①【できるだけ早く終了】

ob訪問時におけるメールは、上述したように6種類ありますので、最低でも5回のやりとりが必要になります。長くなればなるほど、obにとっては負担になり、億劫に感じてしまうかもしれません。繰り返しになりますが、メールのやりとりはスムーズに行いましょう。

ポイント②【依頼と同時の日程調整】

ob訪問の依頼をする時に、学生側の都合のいい日程を一緒に提示しておくことで、メールの回数を減らすことができます。obは仕事で忙しいため、メールをゆっくり見る時間はないと考えておきましょう。メールを読むという作業1つでも、煩わしさを感じさせない工夫が必要と言えます。ですので、依頼メールと同時に日程調整を行うことは大変効率的です。

ポイント③【日程を確定するメール】

obから了承と時間と場所を指定する返信が来たら、そこで日程を確定させましょう。その際は、きちんとお礼を伝えると共に、日程や場所を復唱する形のメールで返信を行います。

ポイント④【自分のメールで終わる】

obから日程を確定したというメールが届いたとして、そこでやり取りを終わらせてはなりません。基本的に学生側でメールを終わらせることが望ましいとされています。最後にもう1通、「ご足労をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます」などと書き添えて、こちらの誠意を見せられるようなメールを送りましょう。忘れがちのため注意です。

【ob訪問】日程調整メールのマナー5つ

さて次は、ob訪問の日程調整において、社会人として守るべきマナーについてお話ししていきますね。日程調整におけるメールのマナーは3つです。ぜひ参考にしてくださいね。

マナー①【日程は提示してもらう】

基本的にob訪問での日程調整は、向こうから提示された日時に合わせるというのが一番マナーがいいとされています。依頼メールの段階で、「もしよろしければご都合の良い日時をいくつか頂戴できれば」と伺い、そのまま頂いた日時を了承すれば、たった2通でメールを終えることができます。上述した通り、できるだけ少ないメールのやりとりが好まれます。

マナー②【提示する場合は複数を】

もしob訪問の日時をこちらから提示するという場合は、必ず「複数提示する」ようにしましょう。1日だけ日時を指定して、それを断られたらまた1日だけ提示する…これでは、いつまで経っても日時が決まらず、何通もメールのやりとりをすることになってしまいます。これでは、ob訪問はできるだけ少ないメール数で行うというマナーと反してしまいます。

マナー③【先の予定にしすぎない】

こちらから日時を提示する場合、もう1点気をつけなければならないことがあります。それは「あまりにも先の日時を提示しない」ことです。相手は社会人ですから、例えば一カ月先の予定を提示されたとしても、現段階ではob訪問に時間を割けるかどうか分かりません。

2週間くらいまでであれば、ob訪問の予定も入れやすいですし、また何通も日程調整メールのやりとりをする必要もなくなるでしょう。そのことを理解した上で、2週間くらいで空いている日時をなるべく幅広い時間帯で、4~5つくらいは伝えるようにしていきましょう。

ob訪問における日程調整メールって何?のまとめ

さて今回は、ob訪問における日程調整メールについてのお話でしたが、いかがでしたでしょうか?基本的にはobの方から日程の提示があるかと思いますが、自分から送ることもできるんですね。ぜひ皆さんもこの記事を参考に、マナーを守ったメールを送って下さい!

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