内定者が教える!ob訪問のお礼メールって?

リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です!ob訪問は順調ですか?せっかく一生懸命活動されているワケですから、少しでも良い企業に採用されたいものですよね。今回はそんなあなただけにこっそり教える、「ob訪問のお礼メール」についてお話し致します。

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ob訪問におけるお礼メールって?

就活準備として欠かせないものの一つにob・og訪問があります。実際に社会の会社の中で働く先輩方から聞く話は業界研究・企業研究にとても役立つ機会ですよね。そんなob・og訪問後に忘れてはならないのが「お礼メール」の送信です。忙しい中時間を作ってくれた先輩社員に対して、お礼の気持ちを伝えることは、社会人として必須のマナーと言えます。

【ob訪問】お礼メールの書き方は?

とはいっても、お礼メールを初めて書くという就活生の方も多いですよね。何をどのように書けばいいか、疑問点や不安に感じることもあるかと思います。ここでは、お礼メールを送る際の書き方について解説していきますよ。お礼メールは5つの手順で構成されています。

ステップ①【件名】

件名では、あなたのメールを確実に先輩社員に届けるための基本を確実に押さえておくことが大切です。ポイントは、「短く・不足なく」です。長い件名は読みづらく、何のメールなのか判断がしにくいです。差出人名がきちんと登録されていれば問題ありませんが、メールアドレスがそのまま出るだけの可能性もありますので、名前も件名に入れておきましょう。

例:ob訪問お礼【△△大学○○○○(名前)】

ステップ②【宛名】

ビジネスメールにおいては、送信先に間違いがないように、まず先頭に宛名を入力します。これは入社後の全てのメールに虚通しますので、習慣にしておくといいでしょう。この際の注意点は「省略しないこと」です。例えば㈱や㈲などですね。必ず正式名称で入力するようにしましょう。もし課長、係長といった役職者の場合は、「課長 ○○○○様」となります。

例:株式会社△△
  ○○部 
  ××××様

ステップ③【本文】

基本的な流れは、「お礼+当日学んだことを簡単にまとめる」という作業です。テンプレートのような文章では、先輩に好印象を持ってもらうことは難しいと言えます。先輩に、話してよかったな、ob訪問の時間を有効活用してもらえたなと思ってもらうことが大切です。

ステップ④【締め文】

締めの文章としては、「これからの意欲+先輩への気遣い」を見せるのが基本です。先方への気遣いは、今後のビジネスメールでも大切な要素ですので、忘れずに入力しましょう。

ステップ⑤【署名】

最後に、必ず署名を入れましょう。毎回入力するのは手間ですので、メーラーで設定しておきましょう。ここからが署名、というのが分かりやすいように簡単に修飾してくださいね。

例)****************
  △△大学××学部▼▼学科
  ○○○○(名前)
  【メールアドレス】
  【住所】
  【連絡先】
  ****************
  

【ob訪問】お礼メールの内容は?

次に、お礼メールに盛り込むべき内容について見ていきましょう。上述したように、お礼メールの本文に関しては、具体性のあるオリジナリティ溢れる内容にすることが大切です。でないと、obの方や企業側の印象に残らない可能性があります。せっかくのob訪問で時間を割いてアピールしても、これでは意味がなくなってしまうと言えるでしょう。ですのでしっかりと相手の印象に残るように、気持ちを込めてお礼メールを送るようにしましょう。

ポイント①【訪問後の心境変化】

1つ目のポイントは、ob訪問の前と後で、自身の心境がどのように変わったかについて書くことです。例えば、「ob訪問前と比べて、自分が貴社で働いているイメージが湧きました」ですとか「事前の企業研究で疑問に思っていたことが、お話を伺ったことにより解決しました」など、プラスの印象を与える心境の変化に書くといいですね。逆に、「お話を聞いてイメージが違うと感じました」など、マイナスな変化はわざわざ書く必要はありません。

ポイント②【印象に残ったこと】

例えばob訪問場所として、志望企業を指定された場合は、企業内をよく観察しておきましょう。「ob訪問時に印象に残ったこと」をお礼メールに盛り込むことも、とても大切な要素です。「休憩室で社員の方が談笑されているのを見て、社員同士のコミュニケーションがとれている会社だなと感じました」などと書くと、「しっかりと雰囲気を捉えているな」ですとか「コミュニケーションを大切にする学生なんだな」と捉えてもらえるでしょう。

また訪問先がオフィスでなくても、先輩obの方の話をよく聞いて、社風や企業全体に関して印象に残ったことを、必ず盛り込むようにしましょう。それにより、具体性が出ます。

ポイント③【自身の今後の抱負】

今後の抱負とは、obの方の話を聞いて、自分がどのような行動を起こそうと思ったかについて書くということです。例えば、「obの方のお話から○○を学び、今後の就職活動においては○○(具体的な行動)をしたいと思います」ですとか「これから社会人になるに向けて、○○(具体的な行動)することが大切だと思いました」などのような内容ですね。

この要素を盛り込むことによって、相手の方は自分の話が役に立ち、嬉しく思うでしょう。また、「意欲があり、先の見通しを立てられる学生」という印象を与えることができます。

ポイント④【入社意欲について】

4つ目のポイントは、もしob訪問を通して入社意欲が高まった場合、その旨を伝えるということです。ですので、この項目は時と場合によります。具体的には、「貴社に入って○○がしたいです」「○○という目標を持って、貴社に貢献したい気持ちが高まりました」などというように伝えるといいですね。入社意欲に関しては、面接時にも必ず伝える要素です。ですので面接対策の一環として、自分自身の気持ちを確認することは非常に有効と言えます。

【ob訪問】お礼メールのマナーって?

ob訪問のお礼メールにおいては、ビジネスマナーを守って送信する必要があります。中にはただ送ればいいと思っている就活生もいるかもしれませんが、メールを送るのであれば、相手に嫌な印象を与えないようにするのが賢明でしょう。もしかすると今後一緒に働く可能性も大いにありますし、なんといっても忙しい中あなたの就活のために時間を割いてくれた先輩です。後悔しない就活にするためにも、1つ1つを丁寧にこなしていってくださいね。

マナー①【就活用メールアドレス】

就職活動の一環で会った人に対しては、就活用のメールアドレスでやりとりする必要があります。大学のメールを使用している人もいるでしょうし、Gmailなど自分でメールアドレスを作成している人もいるでしょう。自分で作成している場合の注意点は、長すぎるメールアドレスを避けるということえす。なぜかというと、あまり長いと企業側の入力が大変だからです。ですのでメールアドレスは長すぎないものでかつシンプルなものに設定しましょう。

またプライベートで使っているアドレスでの送信は、あまり好ましくありません。なぜかというと、プライベート用と仕事用のメールが混ざってしまう可能性が高いからです。見落としてしまうことも大いにありえますので、区別しておいた方が無難といえるでしょう。

マナー②【夜遅くや休日の送信】

普段友達とメールのやりとりをする際に、送信時間を気にする人はあまりいないかもしれません。メールなら相手の都合の良いときに読めるから、どの時間帯でも大丈夫なのでは?と思ってしまいがちと言えるでしょう。しかし、ビジネスにおいてこれはマナー違反です。

もし深夜や極端に朝早くメールを送信してしまうと、「常識に欠ける」と見なされてしまう可能性があります。メールの送信記録は、確実に残ってしまいますので気を付けましょう。

また、休日の場合は相手はメールを見る可能性が低いので避けましょう。このような注意点は、ビジネスマンになっても通じることです。少し気を付けるだけで、相手に「メールのマナーができている学生だな」と良い印象を与えることができます。参考にしてくださいね。

マナー③【アピールは必要最低限】

お礼メールを送る目的は、あくまで今日のob訪問のお礼をすることです。自己アピールばかりのメールを送ってしまうと、相手は何のためのメールなのか分からなくなってしまうでしょう。ですのでメール本文で伝えるのは、時間を割いてもらったことへのお礼をメインとして、ob訪問を終えてどう感じたかなどの感想を一言述べる程度にするといいでしょう。

アピールばかりのメールを送ることによって、自分のアピールのためにob訪問を利用したのか?と思われてしまう可能性もあります。せっかくのお礼メールが、マイナスの印象を与えてしまうかもしれません。ですので感謝の気持ちはシンプルな書き方で伝えましょう。

内定者が教える!ob訪問のお礼メールって?のまとめ

さて今回は、ob訪問のお礼メールについてのお話でしたが、いかがでしたでしょうか?自身の就活を振り返り、見事内定を勝ち取った方によりますと、お礼メールには上述したようなポイントがあるんですね。今までは、お礼メールに重きを置いていなかった方もいらっしゃるかもしれませんが、ぜひこの記事を参考に、正しいお礼メールを作成して下さい!

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