ob訪問で差をつける!お礼メールの作り方って?

リクルート生の皆さま、毎日就職活動お疲れ様です!ob訪問は順調ですか?せっかく一生懸命就職活動しているワケですから、少しでもいい条件ややりがいを持って働ける職場に採用されたいですよね。今回はそんな皆さま向けに、「お礼メールの作り方」のお話です!

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ob訪問におけるお礼メールって?

就活に有利と言われているob訪問ですが、その後のマナーについては皆さんご存じでしょうか?もしかして、ob訪問した後は特に何もしてません、という方もいらっしゃるかもしれませんね。ですが、この行為はとてももったいないと言えるでしょう。なぜなら、ob訪問をお願いした方とは、もしかしすると入社後に一緒に働く機会があるかもしれません。

またそもそも、わざわざ忙しい業務の合間をぬって、自分のob訪問のために時間を割いて下さった相手でもあります。失礼のないように、必ずお礼を伝えるようにして下さいね。

【ob訪問】お礼はメールが一般的?

それでは次に、お礼をどのように伝えたらいいのか?というお話をしていきますね。お礼を伝える方法は、日常生活においては様々あります。しかし、仕事においては普段と違うマナーが存在しますので、注意が必要です。気をつけたいポイントは、以下の通り4つです。

ポイント①【電話orメール】

ビジネスの場面では、電話とメールどちらが適しているでしょうか?メールの利点としては、相手が都合の良いときに読めるという点です。相手がたとえ席を外している場合でも、メールを送ってさえおけばいつでも手の空いた時に開くことができますよね。その他にも、ob訪問が終わり次第すぐにメールを送ることができるというタイムリーさもあります。

一方の電話でのお礼連絡ですが、結論からお伝えするとあまりオススメしません。なぜなら、相手の状況が分かりづらいからです。さらに電話をかけた時には、どうしても相手はいったん仕事の手を止めなければなりません。これでは迷惑になってしまいます。ですので、ob訪問を終えた後は出来るだけ早く「メールで」お礼を伝えることがベストです。

ポイント②【lineなどSNS】

もしob訪問相手のlineなどSNSの連絡先を教えてもらった場合は、そのアカウントへの連絡で問題ありません。特に普段からlineでやり取りをしていた相手などの場合は、お礼もlineで伝えるのが自然でしょう。「失礼にあたるのでは」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、近年では社内のやり取りにlineを起用している会社も増えていますので大丈夫です。

ポイント③【手書きのお礼状】

最も丁寧な印象のある手描きのお礼状ですが、こちらも結論からお伝えするとオススメではありません。なぜかというと、相手側に届くまでに時間がかかるからです。ビジネスにおいては、素早い対応が売上や業績を左右する局面が数多くあります。そのため、スピーディーな対応が求められます。その面でも、メールでお礼を伝えることが最も適しているのです。

ただし、就活の末に内定がもらえた際に、改めてお礼状を書くのは大賛成です。特にob訪問のおかげで面接対策が上手くいき、内定につながったなど、obに対する感謝の気持ちが高い場合は、時間が経っていても問題ありませんので、ぜひその気持ちを伝えましょう。

ポイント④【手土産は必要?】

ob訪問のお礼として手土産品を渡すことは、マナー違反とされることが多いので、注意が必要です。学生からob訪問のお礼の品物を受け取る企業は少ないと思われます。そのくらい、企業としては返答に窮する行為なのです。賄賂だと捉えられてしまうかもしれません。

しかし、企業によってはかえって手土産が好印象になることもあります。企業を良く研究した方で、ビジネスマナーに自信がある場合は、手土産を持参しても良いかもしれません。

ob訪問で喜ばれるお礼メールとは?

次に、お礼メールに盛り込むと喜ばれる内容についてお話ししていきたいと思います。obの方が見た時に、「話してよかった」と思われるようなメールのポイントは4つあります。

ポイント①【心境の変化について書く】

まず1つ目のポイントは、ob訪問前と後の自身の心境の変化について書くことです。例えば「ob訪問前に比べて、入社意欲が高まりました」「自分が一年後に貴社で働いているイメージができました」などのポジティブな内容であれば、obの方に喜ばれるでしょう。

実際には、話を聞いてみて「イメージと違った…」と思うことも少なくないかと思います。そのような場合は、わざわざネガティブな内容をストレートに伝える必要はありません。

ポイント②【印象に残った内容を書く】

2つ目のポイントは、自分の言葉で「ob訪問時に印象に残ったこと」について書くことです。志望企業でob訪問が行われたのであれば社内や社員の雰囲気をよく観察しましょう。

その上で、「社員の方のデスクがきちんと整頓されており、そのことが業務管理の第一歩なんだなと感じました」などと書くことで、採用担当者から「細かいところまで見ている学生」「掃除することを嫌がらない人材」、などという風に捉えてもらうことができます。

ポイント③【今後の抱負について書く】

3つ目のポイントは、具体的に今後起こしたい行動について書くことです。特に、「○○さんのお話を聞いて、今後は就活において△△をしようと思う」ですとか「自分自身の学校生活において△△を重点的に行います」など、今後の抱負や具体的な行動を盛り込みましょう。

なぜかというと、自分の話を聞いてどのように感じたのかを伝えられると相手は嬉しく感じますし、「先の見通しを立てられる学生」という風に捉えてもらうこともできるからです。

ポイント④【入社意欲があれば書く】

4つ目のポイントは、ob訪問で入社意欲が高まった場合、その旨を書くということです。例えば「貴社に入社して△△がしたい」「貴社で自分は△△という目標を持ち、△△することで貢献したい」など、入社意志を伝えるといいでしょう。ポイント③と同様に、相手は自分の話を聞いて入社意欲を持ってもらえたのなら話して良かったと思うでしょうし、「やる気のある学生」と捉えてもらえるかもしれません。また、面接前の気持ちの整理になります。

【ob訪問】お礼メールの作り方って?

ではいよいよ、お礼メールの作成方法についてお話ししたいと思います。企業への感謝の気持ちを長々と書き出すことは、伝わりにくいうえに読む時間を割かなければいけなくなってしまい、相手にとって負担となってしまいます。自分の言葉で感謝を述べることは日常生活においては良いことですが、ビジネスの場合はそれば裏目に出てしまいます。より簡潔に、より分かりやすい文章にすることを心がけましょう。作成方法は3ステップに分かれます。

ステップ①【簡潔で分かりやすい件名】

件名はできるだけ簡潔にしましょう。誰からのメールかが件名だけで分かることは、受け取り側からするととても有難いポイントです。大学名はなくても大丈夫ですが、あればより好印象を与えられるでしょう。例としては、「ob訪問のお礼 △△大学○○○○(氏名)」のような書き方ですね。あまり変わり映えがしないような気がするかもしれませんが、この程度の地味なもので十分です。目立つことではなく、きちんと構成に沿った作成が大切です。

ステップ②【構成に沿って本文を作成】

続いて本文の書き方ですが、まずは受け取る方の部署や名前、ob訪問に対するお礼、感想などを述べます。改めて感謝を述べて、最後に署名をして締めくくるのが一般的です。この書き方は入社後にも活用することになりますので、覚えておくといいですね。この様に簡潔にまとめることで内容が分かりやすくなり、伝わりやすくもなります。長々と書き出してしまうと、要点が見えづらくなりわかりにくくなります。なるべく短く簡潔に書きましょう。

ステップ③【送信前の誤字脱字チェック】

本文の作成まで終わったら、最後に入念に誤字脱字チェックをしましょう。ここで不備があると、印象が非常に下がってしまいます。なぜかというと、タイピングの不正確さやチェック不足などは、仕事ができないイメージに直結するからです。せっかく一生懸命作っても、全て水の泡になってしまいます。送信後は修正も効きませんので、注意してくださいね。

【ob訪問】お礼メールを忘れてしまったら?

お礼メールは訪問したその日のうちに送るのがベストですが、遅くても翌日までにはお礼を済ませましょう。もしそれ以上日が経ってしまった場合は、まずは謝罪の一文を入れた方がいいですね。例えば名前を名乗った後に、「貴重なお時間を頂きながら、お礼が遅くなり失礼がありましたこと、大変申し訳ございませんでした」などと入れるといいでしょう。

ポイントは、本文の冒頭で謝罪するということです。最後に付け加えるだけでは、印象が弱まります。また日が経てば経つほど失礼にあたります。やはり当日送信を心がけましょう。

ob訪問で差をつける!お礼メールの作り方って?のまとめ

さて今回は、ob訪問におけるお礼メールの作り方についてのお話でしたが、いかがでしたでしょうか?お礼の仕方は様々ですが、ビジネスにおいてはメールで伝えるのがベストなようですね。また、時間が経ってしまうと失礼にあたりますので、送信の素早さにも気をつけたいところです。ぜひ皆さんもこの記事を参考に、お礼メールを作成してみてくださいね!

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